Savjeti za odabir ERP sustava točno po vašoj mjeri

Postoji mnogo rješenja za uspješnije upravljanje poslovanjem. Iskustva propalih i najjačih poduzeća današnjice samo su jedan izvor učenja o lošim ili dobrim poslovnim potezima i odabirima. Uz sposobne ljude koji su nezamjenjiv resurs, za pozitivno poslovanje jako je bitno imati sve informacije. Tome služi ERP sustav.

Što je ERP sustav?

ERP označava (Enterprise Resource Planning), poslovno-informacijski sustav koji omogućuje automatizaciju i kontrolu nad svim procesima u poduzeću. ERP sustav upravlja poslovanjem iz iste baze podataka i osigurava razmjenu podataka između raznih odjela: nabave, proizvodnje, prodaje, odnosa s kupcima i drugih. Kao integrirano rješenje, omogućava brži i potpuniji pristup svim informacijama. Točnije, razumijevanje poslovnih procesa, a samim time pozitivnih i negativnih parametra u poduzeću uz pravi ERP sustav je znatno jednostavnije.

Odabir ERP-a u nekom poduzeću čini stratešku odluku koja se ne donosi olako. Kratkoročno, dobar izbor sustava može značajno uštedjeti vrijeme analize i rada, kao i smanjiti troškove. Dugoročno, utječe na produktivnost poduzeća i donošenje pravih poslovnih odluka.

Kako odabrati ERP sustav?

1. Definirajte što točno trebate

Svako poduzeće trebalo bi unaprijed definirati s kojim se izazovima suočava i koje funkcije poslovanja trebaju biti zastupljene u ERP sustavu da bi bio učinkoviti. Iako je većina nekadašnjih ERP rješenja bila namijenjena za veća poduzeća, danas postoje vrhunski sustavi koji se prilagođavaju i potrebama manjih i srednjih poduzeća (poput Microsoft Dynamic NAV-a.

2. Detaljno istražite ponudu i što ona uključuje

Kada razmišljate o implementaciji novog ili prvog ERP sustava za svoje poduzeće, uzmite si vremena i raspitajte se koje sve stavke neko rješenje pokriva. Vrlo je bitno da jasno objasnite način funkcioniranja i vaše poslovanje drugoj strani, kao i provjerite koliko je željeni ERP sustav u mogućnosti ispuniti vaše potrebe. Naime, čak je 93% ERP sustava potrebno prilagođavati, stoga morate razlikovati temeljne funkcije ERP-a i njegovu standardnu ponudu od dodatnih mogućnosti. Posebno obratite pažnju na:

• Fleksibilnost sustava

Fleksibilnost je dugoročno jako važna. S obzirom da jednom integrirani ERP sustav na koji ste se navikli i na koji su se navikli vaši zaposlenici vrlo vjerojatno nećete brzo mijenjati, bitno je da sustav bude prilagodljiv potencijalnim promjenama u poslovanju.

• Integraciji sustava s drugim programima s kojima već radite

Postoji velika šansa da ćete uz ERP trebati dodatna softverska rješenja ili da ćete uz njega koristiti već postojeća. Raspitajte se ima li željeni ERP sustav mogućnost povezivanja s programima koje koristite te na koji način to funkcionira. Ključ u ruke rješenja je moguće pronaći, samo trebate poznavati svoje potrebe.

• Uslugu održavanja

Već smo nekoliko puta naveli- donosite odluku koja će na vaše poduzeće utjecati još dugo vremena. U tom periodu neminovno će doći do novih zakonskih ili gospodarskih promjena, kao i potencijalnih problema i nenadanih situacija. Vjerujte nam, bit ćete si zahvalni ako u ponudi za ERP imate uključeno i njegovo održavanje.

3. Odaberite partnere koji ulijevaju povjerenje

Korisnička podrška bitna je u svim aspektima i djelatnostima, a kada se vaše poslovanje i svi vaši zaposlenici suočavaju s novim sustavom, dostupna i ljubazna potpora ERP stručnjaka značit će vam jako puno. Upravo zato nemojte gledati samo na cijenu sustava, već odaberite sustav iza kojeg su ljudi koji vam ulijevaju povjerenje i koje ćete moći smatrati partnerima.

4. Širite znanje i podržite edukaciju

Što više poznavatelja ERP-a oko sebe imate, to će vam proces uhodavanja na novi sustav biti jednostavniji. Nemojte znanje i istraživanje držati samo na upravljačkim pozicijama. Ukoliko postoje zaposlenici koji pokazuju afinitet prema proučavanju ponude, koji imaju iskustva s ERP-om ili jednostavno žele više naučiti, prigrlite to s dobrodošlicom.

Trening rada u odabranom ERP-u će u početku biti od ključne važnosti, a zašto da edukacija ostane na šačici ljudi?

5. Pripremite se za implementaciju

Implementacija ERP-a u poslovanju nije jednostavna, no uz dobru infrastrukturu i podršku ne mora vam kidati živce. Pregledajte svoju infrastrukturu i postojeći softvere, razmislite o prijenosu podataka i budite iskreni o informatičkom kapacitetu sa svoje strane.

Bonus savjet

Isprobajte demo verziju ERP-a ako postoji. Demo verzije su odlična mogućnost da steknete dojam o intuitivnosti rješenja i šteta ih je ne iskoristiti.

Tražite softversko rješenje za svoje poslovanje? Kontaktirajte nas već danas i unaprijedite svoje poslovne procese brzo i jednostavno.

MES – još jedan sexy buzzword. Znate li što je?

Maksimalna učinkovitost uz što više profitabilnosti glavni su razlozi zašto se organizacije odlučuju na automatizaciju poslovnih procesa i digitalna softverska rješenja koja složene probleme lako rješavaju. Činjenica je – na svim razinama te u svim djelatnostima teži se optimizaciji resursa – materijala, vremena, ljudi. Isto se događa i u proizvodnji! Upravo zato brojni poslodavci posežu za MES – manufacturing execution system-om.

 

MES – manufacturing execution system ili sustav izvršne proizvodnje

Ako gubite profit zbog netočnih podataka o zalihama, zbog kašnjenja, zbog nepravovremenih informacija ili zbog predugačkog knjiženja, na pravom ste mjestu. MES – manufacturing execution system ili sustav izvršne proizvodnje je softverski sustav koji upravlja i nadzire procese proizvodnje, odnosno pretvaranje sirovine u konačne proizvode. MES u stvarnom vremenu prati sve faze proizvodnje, od narudžbe do isporuke. Na taj način tvrtkama omogućuje maksimalnu učinkovitost, uz praćenje svih aktivnosti i isporuku podataka.

Iako postoji već više od 30 godina, oko termina MES se mnogi ne mogu složiti. Naime, 1997. godine MESA (Manufacturing Enterprise Association International) definirala je 11 temeljnih MES funkcija, od kojih neke nisu isključivo povezane s proizvodnjom. One su:

• Raspodjela i status resursa
• Kontrola dokumenata
• Praćenje proizvoda i njegovog razvoja
• Skupljanje podataka
• Analiza performansi
• Koordinacija proizvodnih jedinica
• Upravljanje vremenom
• Upravljanje procesom
• Upravljanje održavanjem
• Upravljanje radnom snagom
• Upravljanje kvalitetom

Integracija s ERP sustavom

Razine tehnologije u nekoj organizaciji mogu se prikazati uz pomoć piramide automatizacije. Na vrhu te piramide nalazi se razina upravljanja, odnosno level menadžmenta. Ispod njega je sloj planiranja, zatim nadzorna razina, pa kontrolna razina te najveći sloj koji možemo nazvati proizvodnim. U tom najvećem sloju, to jest polju, nalaze se uređaji, tehnika, senzori i sve drugo čime se služe u proizvodnji, a kontrolna razina iznad njega tu tehniku pokreće.

MES spada, gledano od dna piramide, u četvrtu razinu, odnosno razinu operativnog planiranja. Zbog toga on prati cijeli proces ‘ispod’ sebe, a ujedno omogućuje menadžmentu da vidi što se točno događa. ERP je sam vrh piramide automatizacije. On omogućuje povezivanje različitih poslovnih sustava u jednu cjelinu te tako znatno olakšava i pojednostavnjuje poslovanje.

Kada MES integrirate s ERP sustavom, dobivate snažnu simbiozu koja omogućuje preglednost, kontrolu, nadzor i optimizaciju proizvodnje na razini koju samostalno ni jedan od tih sustava ne bi mogao pružiti. Pojednostavljeno, dok vam ERP govori što trebate proizvoditi, MES vas upućuje kako.

Primjer…

Jedan od primjera integracije MES sustava s ERP sustavom je ForTEM, 100% integrirani MES – manufacturing execution system posebno izrađen za proizvodni modul Microsoft Dynamics NAV, koji kroz jednostavno korisničko sučelje omogućuje razmjenu podataka u stvarnom vremenu te jednostavniju i učinkovitiju proizvodnju. Zaboravite na netočne podatke o zalihama ili na kašnjenje evidencije o proizvodnji! Uz ForTEM optimalna proizvodnja na dohvat vam je ruke.

Zaključak

Osim što pojednostavljuje praćenje ciklusa proizvodnje, MES smanjuje troškove te u integraciji s ERP sustavom optimizira poslovne procese organizacije. Javite nam se i dopustite nam da vam pomognemo u razvoju i ostvarivanju svih poslovnih ciljeva.

Što je poslovna inteligencija i kako može pomoći vašem poslovanju?

Iako termin BI postoji već više od stoljeća, tek su ga promjene u poslovanju posljednjih godinu dana lansirale u grupu najvažnijih strateških alata raznih poduzeća u 2020. godini. Poslovna inteligencija usmjerena je na praćenje i predviđanje kretanja poslovnih trendova kod brzih promjena tržišta te je kao takva izrazito bitan čimbenik poslovnog uspjeha.

Što je poslovna inteligencija?

“BI je skup metoda, tehnologija i strategija koje razna poduzeća koriste za analiziranje, prikupljanje i distribuciju poslovnih podataka ili informacija“

Poslovna inteligencija ili poznatije, business intelligence (BI) je skup metoda, tehnologija i strategija koje razna poduzeća koriste za analiziranje, prikupljanje i distribuciju poslovnih podataka ili informacija. Kao skup softverskih alata i rješenja, BI uključuje skladištenje podataka (Data Warehouse), korištenje indikatora ključnih performansi (Key performance indicators, KPIs), benchmark (uspoređivanje s konkurentskom tvrtkom), rudarenje podataka (Data Mining, DM), poslovnu analitiku i drugo. S obzirom da se u današnje vrijeme uspjeh ne temelji samo na materijalnim resursima organizacija i menadžmentu, nego i na informacijama te strateškom planiranju, cilj poslovne inteligencije je povećati uspješnost i rast poslovanja.

Kako poslovna inteligencija funkcionira?

“Preko statistički vizualnih prikaza poput grafova u bojama ili jasnih tablica, BI daje kompletan prikaz brojnih prikupljenih podataka“

Kako poslovna inteligencija pomaže poslovanju?

Jasan prikaz složenih podataka može biti praktična i djelotvorna metoda do ostvarenja poslovnih ciljeva. Neke od dobrobiti korištenja poslovne inteligencije u poslovanju su sljedeće:

# Pretvara  ‘ništa’ u ‘nešto’

Kakav je to poslovni sastavak bez grafova i statistike? U poslovnom svijetu oni uvijek znače promišljanje i planiranje, a u svim poslovnim krugovima glase kao bitna stavka za raspravu. Ipak, iako podaci igraju veliku ulogu u svim djelatnostima, postoje trenuci u kojima mnogi ne iskoriste njihov puni potencijal. Što će vam puno podataka o radu vašeg poduzeća ako ih ne znate interpretirati? Poslovna inteligencija stvara vizualno pregledan skup podataka iz kojeg će svi iščitati točno ono što je bitno, bez gubljenja vremena i uz manje troška.

# Plansko donošenje poslovnih odluka

Glavna funkcija poslovne inteligencije je menadžerima, voditeljima i direktorima poduzeća omogućiti strukturirane podatke iz jednog centraliziranog izvora. Analiza podataka osigurava bolji uvid u rak rane i glavne adute poslovanja, a samim time se omogućava bolje strateško i plansko donošenje odluka. Praćenje kupovina individualnih, postojećih kupaca daje uvid u trenove prodaje. Nastavno, poznavanje trendova i navika omogućuje osmišljavanje novih strategija za stvaranje potencijalnih prodajnih prilika i povećanje dobiti. Planirajte na temelju činjenica, a ne napamet. Ključ uspjeha leži u potpunom korištenju prednosti, optimiziranju procesa i ispravljanju nedostataka.

# Učinkovito upravljanje financijama i poslovnim procesima

Poslovna inteligencija omogućuje jasniji pregled profita, gubitka i općenito, tijeka novaca u nekome poduzeću. Kroz tablice, grafove i detaljne izvještaje, više ne morate brinuti o pisanju ručnih izvještaja. Svi podaci dostupni su vam u svakome trenutku, u stvarnome vremenu. Osim toga, korištenje poslovne inteligencije omogućuje vam jednostavnije uspoređivanje sadašnjeg stanja s prijašnjim poslovnim procesima. BI alat će vas upozoriti ako se pojavi neka iznenadna anomalija u poslovanju. Također, sve ćete podatke moći dijeliti između odjela i sa zaposlenicima s kojima želite bez rizika.

# Unapređenje korisničke usluge

Poznavanje svojih kupaca bitno je za rast i razvoj, a poslovna inteligencija vam upravo to omogućava. Prikupljanjem podataka i praćenjem trendova vaših stalnih klijenata stvara se baza informacija koje možete iskoristiti kod kreiranja svoje marketinške strategije. Prilagodite i optimizirajte poslovanje kroz razvijanje odnosa s klijentima prema unaprijed poznatim činjenicama. Ako uzmete u obzir da 73% korisnika voli neki brend zbog dobrog iskustva  s korisničkom službom, a da je 86% korisnika spremno platiti više zbog dobre korisničke podrške, jasno je zašto je planiranje korisno.

# Povećanje ROI-a

ROI ili return of investment je omjer između dobiti i ukupnog ulaganja te se smatra jednom od najvažnijih mjera uspješnosti nekog poslovanja. S obzirom na ROI, poduzeće dobiva sliku profitabilnosti, kao i smjernice za nastavak ili prekid nekih poslovnih aktivnosti. CRM sustavi koji dolaze s poslovnom inteligencijom daju jasan pregled uspješnosti prodajte, zadovoljstva korisnika i samih konverzija. Osim što su brzi i ne oduzimaju vrijeme, BI alati omogućuju analizu prikupljenih podataka uz manje rizika da će se donijeti krivi zaključci. Sve u cilju povećanja ROI-a i smanjenja trošaka.

Da ili ne, pitanje je sad?

Jedan od najpoznatijih alata poslovne inteligencije je Microsoftov Power BI koji se može integrirati s poznatim modularnim Microsoft Dynamics NAV ERP sustavom. Olakšajte si poslovnu analizu kroz jednostavan prikaz metrika i ubrzajte poslovanje uz povećanje učinkovitosti. Kontaktirajte nas za implementaciju rješenja koje će biti u skladu s ciljevima vaše organizacije. Tu smo za vas!

5 najčešćih pogrešaka kod odobravanja ulaznih računa i kako ih izbjeći

Obrada i odobravanje ulaznih računa važni su poslovni procesi svakog poduzeća. Za uspješno djelovanje bitno je da svi segmenti poduzeća budu optimizirani, no u svakoj se organizaciji ponekad događaju nenamjerne pogreške koje utječu na cjelokupno poslovanje.

Računovođe i menadžeri mnogih manjih i većih organizacija složeni proces odobravanja računa navode kao jedan od najvećih problema u odjelima. Donosimo 5 najčešćih pogrešaka koje su u tom procesu naprave.

Zakašnjelo odobravanje ulaznih računa

Klasično odobravanje računa temelji se na pregledavanju papirologije te zahtjeva puno vremena i izrazitu sposobnost organizacije svih koji se navedenim procesom bave. Većina se poslovnih procesa na današnjem tržištu odvija ubrzano te često u napetim okolnostima, stoga ne čudi da potrebna količina vremena i rizik koju papirologija donosi dovodi do toga da se neki račun zaboravi, zagubi ili ne odobri na vrijeme. Ovakve situacije dovode do kašnjenja u plaćanju, a samim time do negativnog odnosa s klijentima i, dugoročno, loše reputacije na tržištu.

Automatizacija poslovnih procesa smanjuje količinu utrošenog vremena, smanjuje papirologiju i smanjuje sveukupne troškove poslovnih procesa. Osim toga, sustav za upravljanje dokumentima omogućuje da sve svoje podatke imate elektronički pohranjene u bazi, bez straha da će se izgubiti ili ‘nestati’ s uredskog stola. Takvi sustavi omogućuju evidenciju te kompletan i jasan pregled podataka. Na primjer, preko e- odobravanja računa u svakome trenutku vidite tko ga je i kada odobrio. Samim time, povećava se preglednost dokumenata i smanjuje mogućnost kašnjenja.

Izgubljeni ili nepotpuni računi

“Elektronsko odobravanje ulaznih računa vam omogućuje da u svakom trenutku znate gdje se račun nalazi, tko je za njega odgovoran te u kojoj je fazi procesa odobravanja.”

Dupla plaćanja

Dvostruka plaćanja su velik rizik i problem za poslovanje poduzeća, no ipak su vrlo česta kod ručne obrade ulaznih računa. Do ovakvih situacija najčešće dolazi zbog krivog i neučinkovitog unosa podataka, pohranjivanja dokumenata i kontrole odobravanja. Također, spor proces odobravanja nije prednost.

Ponekad poduzeća ulazne račune dobivaju na više izvora (poštom, na e-mail, kroz posebne programe), pa kada u stisci vremena primijete podsjetnik za plaćanje klijenta, plate navedeni iznos bez uvida je li navedeni već prije plaćen. Situacija je mnogo, no sve su gubitak za poslovanje. Upravo zato je bitno je da u svakom trenutku imate uvid u cash flow poduzeća, kao i u bazu svih računa, tj. rashoda za poduzeće.

Sustavi za beskontaktno odobravanje ulaznih računa te programska rješenja poput e-odobravanja omogućuju da račun unesete u sustav bez obzira kojim ga putem zaprimili. Tako su svi podaci na jednome mjestu i u svakome momentu znate je li račun proknjižen i plaćen. Vjerujte, nemoguće ga je platiti dvaput.

Pogrešan unos podataka

Institut za financije i menadžment u svojem je istraživanju došao do zaključka kako su ljudske pogreške stalna prijetnja u ručnim, to jest tradicionalnim poslovnim procesima. Naime, čak oko 3,6% računa uključuju pogreške. Obrada računa može biti zamoran i dugotrajan posao, a ljudi nisu računala te nije čudno da tu i tamo pogriješimo. Nažalost, jedna kriva brojka u iznosu računa može biti velik gubitak za poslovanje, a možda značiti i propast. Digitalni automatizirani programi smanjuju tu mogućnost.

Programska rješenja za elektronsko upravljanje računima omogućuju da se u sustav ubace svi podaci s papirnih računa (iznos, PDV-a, izvor računa i sl.), a ako račun dolazi putem servisa e-računa, sustav ga sam obrađuje i šalje obavijest za svaki novi unos. Jednostavno ga je integrirati i u već postojeće računovodstvene programe poduzeća, stoga služi kao dodatno pojednostavljenje složenog procesa. Ovakva rješenja služe i kao odgovarajuća sigurnost. Bazi podataka se može napraviti backup, a samo ovlaštene osobe mogu unositi izmijene.

Loš menadžment resursa

Pretraga, obrada, pregled i odobravanje ulaznih računa proces je koji zahtjeva puno vremena, novaca i ljudi. Sve su to resursi koji u vrijedni i izrazito bitni za uspješnost organizacije, stoga je njihov menadžment najvažniji za ostvarenje poslovnih ciljeva poduzeća. Ako se resursi sustavno troše na jedan proces, neki drugi pati. Loš menadžment znači preopterećivanje sposobnih i učinkovitih zaposlenika rutinskim, iscrpnim zadacima. Uz programska rješenja to se mijenja i svi navedeni resursi se optimiziraju.

Potrebno je stvoriti dobru i pozitivnu radnu atmosferu u kojoj je jednostavnije obavljati zadatke, bez stresa i uz potrebne resurse za što uspješnije obavljanje posla. Navedena rješenja smanjuju troškove poslovanja, pružaju uvid u stvarne rashode poslovanja, dovode do većeg zadovoljstva djelatnika i klijenata te ne zahtijevaju veliki financijski izdatak za poduzeće.

Zaključak

“Elektronsko odobravanje ulaznih računa pomaže u točnosti unesenih računa, omogućuje učinkovitije poslovanje i daje jasan pregled financija.”

Proces obrade i odobravanja ulaznih računa može biti iscrpljujući zadatak za sve sudionike. Samim time veće su mogućnosti za pogreške koje mogu biti prolazni propusti, no i velike boljke koje dugoročno utječu na uspjeh poslovanja. Nasreću, elektronsko odobravanje ulaznih računa pomaže u točnosti unesenih računa, omogućuje učinkovitije poslovanje i daje jasan pregled financija.

Zaključak je- sve navedene pogreške se mogu izbjeći, pa zašto to onda ne učiniti?

Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.

CHATBOT konačno dostupan svima!

Posljednjih godina chatbot kultura uzima maha i mnoga poduzeća prepoznala su prednosti tog oblika komunikacije, i sa zaposlenicima i s kupcima. Ovaj napredak je logičan, jer dok su Web + Facebook nekoć bili dovoljni za konverzije, kupci danas traže brzu i jasnu informaciju kroz osobniji kontakt, mobile first.

Što je chatbot?

Općenito gledano, chatbot je softwerska aplikacija koja je programirana za točno određene zadaće, a chatbot je bot čija je zadaća simulirati razgovor. Laički govoreći, mogli bismo reći kako chatbot glumi osobu s kojom razgovarate, odnosno sposoban je odgovoriti na određeni set predefinirah pitanja i/ili zahtjeva.

Na taj način korisniku se omogućava dobivanje informacije bez čekanja na odgovor i bez nepotrebnih pogrešaka u komunikaciji – i to 24/7.

Bot može biti manje ili više bogat informacijama, ali važno je znati kako se lako prilagođava poduzeću, pogotovo ako ga povežete s programima za vođenje poslovanja. U tom trenutku odmičemo se od klasičnog bota kojeg ste možda i vidjeli, a koji završava s ‘javit ćemo vam se’.

I tako dolazimo do bota koji zaista služi svojoj svrsi podržavajući puni krug od informacije do konverzije.

Za/Protiv Chatbot

Zašto baš Viber?

Viber je jedna od najpopularnijih i najsigurnijih mobile aplikacija za razmjenu poruka, a posljednjih godina razvijaju i usluge kakve smo navikli koristiti na društvenim mrežama.

Tu se ističu Communityji – spoj chat grupe i feeda.  U njima je komunikacija prirodno opuštenija bez obzira na broj članova, što poduzećima otvara brojne mogućnosti. Također, na ovaj način vaše se poduzeće nalazi uz vaše korisnike, Na njihovim mobilnim uređajima ste, gdje god oni bili i što god radili, i to bez algoritamskih ograničenja.

S obzirom na problematiku produkcije botova, a sada i prednosti Viber platforme, na tržištu su se ubrzano počela pojavljivati „plug&play“ bot rješenja za Viber. Ova rješenja kombiniraju različite funkcionalnosti chatbotova. Klijent može odabrati one kombinacije koje odgovaraju njegovim potrebama, gradeći tako svoj bot funkcionalnost po funkcionalnost.

Koliko ljudi imate pretplaćenih na svoj brand Communityju ili bot, toliko će ih i zaprimiti notifikaciju o novoj objavi ili poruci.

Prednosti su jasne, a upravo „plug&play“ rješenja ona su koja su utjecala na cijenu, eliminirajući tako glavnu zapreku produkcije.

Primjer Chatbota

Za primjer ćemo uzeti da prodajete neki proizvod te nudite i uslugu savjetovanja oko korištenja tog proizvoda. Kada korisnik traži sve ove informacije telefonom, putem emaila ili slanjem poruke, cijeli proces traje predugo. Korištenjem bota skraćujete vrijeme čekanja, povećavate korisničko zadovoljstvo, ne gubite osjećaj osobnog kontakta, štedite svoje vrijeme i trud… A sve spajanjem nekoliko funkcionalnosti koje su vam potrebne u jedan cjeloviti bot na Viberu.

Botom tako možete automatski odgovoriti na korisnička pitanja.  Što vaš proizvod radi? Koja mu je cijena? Gdje se može kupiti, ima li ga na stanju i na kojoj lokaciji?

Ili korisnicima možete omogućiti da se naruče za termin savjetovanja i osobni dolazak na adresu poslovnice koja im je najbliža. Uz navedeno dajete im navigaciju do poslovnice, možete poslati podsjetnik na dan kada trebaju doći ili poslati zahvalu.

I to sve mobile. Sve automatski bez potrebe za intervencijom zaposlenika.

Time poduzeća svih veličina i bez obzira na područje djelatnosti mogu iskoristiti botove za unaprjeđenje svog poslovanja, a Viber za promociju prema postojećim i budućim kupcima.

Nadamo se kako smo vam uspješno približili temu botova, kao i da ćete ubrzo uvrstiti neki i u svoje poslovanje.

Prepoznali ste prednosti Viber chatbota? Kontaktirajte nas za više informacija, rado ćemo vam pomoći u stvaranju personalizirane verzije chatbota za vaše poslovanje.  

 

Elektronsko odobravanje računa – kome koristi i kako funkcionira?

Cilj svake tvrtke je pojednostaviti poslovne procese što je više moguće. Time se ostvaruju brojne prednosti poput optimizacije radnog vremena, što znači veći fokus na ostvarenje prihoda i razvoj.

Smanjenjem koraka pojedinih birokratskih procesa, ostvaruju se točniji podaci o poslovanju dostupni u najkraćem mogućem roku te se,  izbjegavaju moguće greške.

Sve ovo vrijedi i za obradu računa koja bez digitalizacije iziskuje značajno vrijeme i vodi do mogućih propusta. Neki od njih su  dupli unos, kašnjenja u plaćanjima ili pak duplih plaćanja i sl. Kao rješenje na tržištu su se pojavili sustavi za elektronsko odobravanje računa.

No što to zapravo znači u praksi i kako funkcionira? Tko sve uopće može koristiti ovakav sustav ili imati koristi od njega?

Odgovore nam je pružio Jurica Jambrečina koji se bavio upravo razvojem sustava za elektronsko odobravanje računa u tvrtki 4APP. Pojasnio je sve detalje, prednosti i mane te iskustva iz poslovne prakse.

Kako funkcionira elektronsko odobravanje računa?

Što je elektronsko odobravanje računa?

Jurica:  Najjednostavnije rečeno, elektronsko odobravanje računa je sustav koji vam pomože da sve ulazne račune pohranite u digitalnom obliku i s njima lakše manipulirate.

To u praksi znači da, kada zaprimite račun bilo kojim putem, jednostavno ga unesete u sustav i dalje ga možete slati na odobrenje, imati sve podatke na jednom mjestu i znati kada je račun proknjižen te da li je plaćen. Tako se izbjegavaju česti propusti duplog plaćanja ili zaboravljanja plaćanja te mogućih duplih unosa istog računa u bazu.

Kako se računi mogu zaprimiti?

Jurica: Računi se mogu zaprimiti na sve načine. Bilo da stižu poštom ili mailom. U sustav se unose podaci poput iznosa računa, PDV-a, izvora računa isl. Ukoliko račun stiže preko e-računa, sustav će ga automatski ubaciti i obraditi.

Tvrtka sama odabire tko će biti zadužen za unos računa, da li je to jedna ili više osoba, nakon čega se račun šalje na odobrenje zaduženim osobama. To opet može biti jedna ili više osoba, sve ovisno o strukturi tvrtke. Sustav sam šalje mail osobama koje trebaju odobriti račun, kako se ne bi dogodilo da ga previde ili zaborave.

Tko može implementirati sustav za elektronsko odobravanje računa?

Kriterij korisnosti – broj računa

Kada govorimo o mogućnosti implementacije sustava za elektronsko odobravanje računa, ne postoje granice tko ga može koristiti. Dakle, mogu ga uvesti svi koji to žele. Ipak, kao smjernica potrebnosti takvog sustava uzima se jedan od sljedećih faktora: broj ulaznih računa i/ili broj osoba u lancu odobravanja računa.

Jurica: Oba kriterija su važna i zapravo bi mogli reći da samo tvrtka koja ima jednu osobu zaduženu za svega nekoliko računa mjesečno koji pristižu, neće osjetiti puno prednosti izuzev vlastite lakše koordinacije. No čak ako imate samo jednu osobu zaduženu za račune, ali taj broj računa mjesečno je takav da stvara mogućnosti greške, npr. više od 20 računa, sustav je svakako koristan.

Također, ako imate manji broj ulaznih računa, ali recimo nekoliko osoba u lancu odobravanja gdje se može dogoditi da netko zaboravi, previdi ili izgubi račun, sustav za elektronsko odobravanje računa bit će i više nego dobrodošao.

Postoji li mogućnost grešaka?

Sustav za elektronsko odobravanje računa razvio se upravo iz potrebe da se u jednoj bazi pohrane podaci, da se izbjegnu mogućnosti duplog unosa ili neplaćanja, kao i da se stane na kraj zagubljenim računima kojima se često zna izgubiti svaki trag dok prelaze od jednog stola do drugog u svrhu odobrenja troška.

Jurica: Važno je spomenuti kako se poduzimaju sve potrebne predradnje kako bi se sustav zaštitio, radi se backup za čuvanje podataka, a sam sustav zaključa se tako da mu može što manje ljudi pristupiti.

Također, samo određene osobe koje se ovlaste mogu unositi izmjene po računima kako ne bi došlo do naknadnog mijenjanja podataka. Sve se radi kako bi podaci bili uvijek točni jer samo tako imate potpunu financijsku sliku tvrtke.

Elektronsko odobravanje računa kao stil rada

Digitalizacija nam je pomogla u toliko puno grana poslovanja da je, nakon unaprjeđenja, teško zamisliti povratak na ‘stari’ način. Tako je i sa sustavnom za elektronsko odobravanje računa.

Jednom kada tvrtka implementira brz i jednostavan način obrade račune, teško je uopće zamisliti povratak na ručnu obradu, unos u Excel i nošenje fizičkih računa sa post-it uputama za odobrenje različitim kolegama.

Velika prednost je što su sustavi poput ovog postali krajnje povoljni i ne predstavljaju veliku investiciju za tvrtku. Sve to ide u korist da se manje bavimo papirologijom, a više fokusiramo na profit, širenje poslovanja i razvoj novih ideja.

7 ključnih koraka za uspješnu digitalnu transformaciju poslovanja

Kako bi ostali u tijeku sa sve složenijim potrebama svojih klijenta i kupaca, sve veći broj tvrtki se posljednjih godina odlučuje za digitalnu transformaciju poslovanja. Razlog tomu je što digitalizacija poslovanja, što uključuje korištenje tehnologija poput automatizacije procesa, umjetne inteligencije ili analize podataka, dokazano značajno povećava produktivnost i profitabilnost.

Da, digitalna tehnologija je snažan alat za postizanje boljih poslovnih rezultata. No, kako bi dobili najviše od korištenja novih softverskih rješenja, potrebno je puno više od samo preuzimanja novih aplikacija.

Za postizanje najboljih rezultata digitalne transformacije poslovanja potreban vam je educiran i angažiran tim. Uz to potrebna je i dobra strategija koja će jasno definirati vaš put. Bez takve „digitalne karte“ koja prati ciljeve tvrtke, čak i najambiciozniji plan digitalizacije poslovanja može pasti u vodu. Upravo zato, donosimo vam sedam ključnih koraka koji će vam pomoći da izbjegnete takav scenarij.

Korak 1- Komunikacija, upravljanje promjenama i dosljednost

“Upravljanje promjenama omogućuje praćenje i analizu procesa koje je eventualno potrebno poboljšati, odnosno gdje dolazi do eventualnih zastoja“

Bez obzira na veličinu tvrtke i branšu u kojoj ona djeluje, digitalizacija poslovanja je puno jednostavnija kada vodite računa o tri pitanja.

Komunikacija, upravljanje promjenama i dosljednost.

Naime, vrlo je važno od samog početka otvoreno komunicirati s poslovnim timom o promjenama koje se uvode. Također, potrebno je jasno definirati ulogu svakog zaposlenika te objasniti kome se mogu obratiti za savjet jednom kada digitalna transformacija započne.

Osim toga, ovakav otvoreni pristup uvođenju promjena pomaže u izbjegavaju dezinformacija i frustracija poslovnog tima zbog nesnalaženja u novim okolnostima.

Upravljanje promjenama omogućuje vam da pratite i analizirate koje procese je eventualno potrebno poboljšati, odnosno gdje dolazi do eventualnih zastoja. Osim toga, pruža vam jasnu sliku na koji način digitalizacija mijenja poslovne procese u svakoj od faza projekta digitalne transformacije.

Tako ćete uvidjeti koja pitanja muče vaš poslovni tim ili partnere te kako im olakšati proces prilagodbe na nova rješenja.

U konačnici,  za uspješnu digitalizaciju poslovanja potrebno vam je strpljenje i dosljednost. Svaka kompleksna promjena u poslovanju traži dugoročnu viziju očekivanih ciljeva. Oni kratkoročni i brzo ostvarivi najčešće donose polovične rezultate.

Korak 2- Objektivna procjena postojećeg stanja

“Jedino uz uvid u sve nedostatke poslovnih procesa možete pronaći pravo rješenje koje će dati najbolje rezultate“

Korak 3- Potpora managementa

“Ukoliko želite da bude uspješna, digitalizacija poslovanja mora biti strateški prioritet na razini čitave poslovne organizacije te imati osigurane potrebne budžete“

Korak 5- Educirajte i objasnite prednosti digitalizacije

“Veći prihod, ulazak na nova tržišta, jednostavniji IT procesi u prodaji ili rasterećenje korisničke podrške i prodajnog tima koji dobiva više vremena za samu prodaju“

Promjene u poslovanju vrlo često uzrokuju zabrinutost čitavog poslovnog kolektiva. Zato nije neobično da pojedinci čak i pružaju otpor njihovoj provedbi. Na vama je odgovornost da svaki odjel upoznate sa prednostima digitalizacije poslovanja te objasnite što one znače konkretno za njih.

Veći prihod, ulazak na nova tržišta, jednostavniji IT procesi u prodaji ili rasterećenje korisničke podrške i prodajnog tima koji dobiva više vremena za samu prodaju. Sve su to prednosti koje trebate otvoreno iskomunicirati i sa poslovnim timom, i sa menadžmentom ali i sa kupcima i dobavljačima.

Korak 6 – Isplanirajte budžet za implementaciju novih rješenja

I ovdje ne mislimo samo na novac, nego i na interne resurse koji su potrebni primjenu novih digitalnih rješenja. Naime, interni resursi također koštaju, a koliko će vam ih trebati ovisi ponajviše o digitalnom rješenju koje tražite  te tvrtki koju izaberete za  njegovu implementaciju.

Naime, neka softverska rješenja su  više automatizirana od drugih. Primjerice, postoje B2B eCommerce platforme za koje vam i dalje treba tim ljudi koji će unositi i provjeravati podatke i narudžbe. S druge strane, pomoću integriranih softverskih rješenja koja koriste podatke koji se već nalaze u vašem ERP sustavu, digitalizacija poslovanja postaje puno jednostavnija i brža.

Tražite softverska rješenja koje će vam omogućiti uspješnu digitalnu transformaciju poslovanja? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese.

Što je Electronic Data Interchange (EDI) sustav?

Tijekom posljednja tri desetljeća Electronic Data Exchange ili EDI sustav postao je sinonim za optimizirani lanac nabave. Danas ga kao jedinstveno rješenje koriste mnoge tvrtke iz različitih industrija i tržišta u kojima je postao ključna tehnologija za optimizaciju poslovnih procesa. Neovisno o tome koristi li ga se na razini čitave tvrtke, između različitih tvrtki ili kao rješenje za prekograničnu poslovnu suradnju.

Ubrzavanjem logistike i uklanjanjem ljudske pogreške iz ovog procesa, EDI sustav omogućuje da se u kraćem vremenu obavi puno više posla. Evo koje su još prednosti njegove primjene u poslovanju.

Automatizacija procesa kroz elektroničku razmjenu podataka

“Glavni cilj EDI sustava je kroz integriranu razmjenu podataka omogućiti najvišu moguću razinu automatizacije procesa nabave“

EDI sustav omogućuje elektroničku razmjenu podataka i dokumenata između poslovnih partnera.  Njegov glavni cilj je kroz integriranu razmjenu podataka omogućiti najvišu moguću razinu automatizacije procesa nabave.

To znači da tvrtke više ne moraju koristiti dopise, fax ili e-mailove kako bi primile ili poslale potrebne informacije o narudžbama i fakturama. Osim toga, EDI sustav se koristi i za dostavljanje informacija o proizvodima te obradu zahtjeva za plaćanje.

Primjerice, korištenjem EDI sustava dobavljač može automatski poslati obavijest o isporuci tražene robe te dostaviti fakturu istog trenutka kada roba napusti skladište. Isto tako, onog trenutka kada tvrtka zaprimi novu narudžbu, EDI sustav automatski šalje obavijest skladištu da krene sa pripremom isporuke traženih proizvoda.

Odmah nakon toga i klijent dobiva obavijest da je njegova narudžba u obradi te da je proces isporuke u tijeku. I sve to bez nepotrebne papirologije i gubljenja vremena.

EDI sustav u praksi

“Pomoću EDI sustava nabava postaje automatizirana, precizna i bez grešaka. Onog trenutka kada klijent kreira narudžbu, isporučitelj automatski dobiva obavijest. “

Automatizacija procesa nabave kroz EDI sustav ima brojne prednosti nad konvencionalnim procesima koji, na žalost, još uvijek podrazumijevaju puno papirologije i gubljenja vremena.

Naime, u tvrtkama koje i dalje koriste „papirnate“ narudžbe ili ih eventualno šalju putem e-maila, klijent može sastaviti narudžbu tek nakon provjere stanja zaliha. Nakon ispunjavanja svih potrebnih podataka, ona se šalje dobavljaču putem e-maila ili pošte.

Nakon što zaprimi narudžbu, što nerijetko bude i nekoliko dana kasnije, dobavljač mora ručno unositi ove podatke u sustav prodaje. Nakon obrade narudžbe i isporuke tražene robe, klijentu se dostavlja faktura. Ponovno putem pošte ili e-maila. Nakon što ju zaprimi, klijent ponovno mora ručno unositi podatke s fakture u računovodstveni program te zatražiti autorizaciju plaćanja.

U ovom trenutku cijeli proces nabave se već odužio za minimalno tjedan dana. Pri tome ne treba zaboraviti i na veliku mogućnost ljudske pogreške kod ručnog unosa podataka. To znači da ako je u bilo kojem trenutku nenamjerno unesen netočan podatak u  vezi proizvoda ili cijene, čitav proces traje još dulje.

Pomoću EDI sustava nabava postaje automatizirana, precizna i bez grešaka. Onog trenutka kada klijent kreira narudžbu, isporučitelj automatski dobiva obavijest. Na taj način značajno se smanjuje vrijeme obrade narudžbe te rok isporuke tražene robe.

Isto tako, kupac dobiva obavijest čim je narudžba pripremljena i spremna za isporuku. Nakon toga dobavljačev ERP sustav automatski kreira račun koji dostavlja kupcu. Tako čitav ovaj proces traje svega sat vremena, umjesto tjedan dana ili čak i više.

Prednosti korištenja EDI sustava

“EDI sustav smanjuje i troškove transakcija obzirom da više nema potrebe za plaćanjem troškova papira, printa, kopiranja i slanja potrebne dokumentacije. “

EDI sustav donosi čitav niz prednosti tvrtkama koje ga koriste. Prije svega, omogućuje da se poslovne transakcije obave u nekoliko minuta umjesto nekoliko dana te ubrzava poslovne procese i do 60%. Obzirom da uklanja nepotrebno trošenje vremena na administraciju, zaposlenici dobivaju više prostora za baviti se važnijim zadatcima što povećava produktivnost čitavog poslovnog tima.

Osim toga, automatizirana razmjena podataka u procesu nabave osigurava da su ključne informacije poslane i uočene na vrijeme. Zahvaljujući značajnoj uštedi vremena kod obrade narudžbi, dobavljač više ne mora gomilati zalihe kako bi u svakom trenutku imao tražene proizvode na stanju.  Uz to, uvid u real-time podatke o transakcijama olakšava pravovremeno donošenje potrebnih odluka.

EDI sustav smanjuje i troškove transakcija obzirom da više nema potrebe za plaćanjem troškova papira, printa, kopiranja i slanja potrebne dokumentacije.  Na taj način tvrtke mogu uštedjeti i do 35% samo na troškovima poslovanja. Osim toga, uklanja i mogućnost ljudske pogreške iz procesa narudžbe. Izgubljene, nepotpune i netočne narudžbe stvaraju velike troškove za tvrtke na godišnjoj razini.

Konačno, korištenjem EDI sustava tvrtke imaju priliku i poboljšati odnose sa klijentima. Naime, kraće vrijeme obrade i isporuke narudžbi utječe na stvaranje pozitivnog korisničkog iskustva te dugoročno povećava  povjerenje klijenta.

Zanima vas još prednosti korištenja EDI sustava u poslovanju? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.

5 prednosti automatiziranog odobravanja ulaznih računa za vaše poslovanje

Odobravanje i likvidacija ulaznih računa su neizostavan dio poslovanja. Ipak, često dolazi uz neizbježne pogreške te oduzimaju vaše vrijeme. Ručni unos podataka sa računa i izgubljene fakture sigurno su dio i vaše poslovne svakodnevice.

Upravo zato, pravo je vrijeme da počnete razmišljati o beskontaktnoj, automatiziranoj likvidaciji računa kao odličnom alatu za optimizaciju poslovanja. Evo koje vam prednosti ona donosi.

Bolja kontrola plaćanja

“Što je veći broj ljudi koji je uključen u proces plaćanja, to je veća i mogućnost pogrešaka“

Izgubljeni, dupli ili nepotpuni računi su problem s kojim se svakodnevno susreću brojne tvrtke. Do njih najčešće dolaze jer papirnati računi ponekad i danima kolaju između zaposlenika i odjela tvrtke.

Što je veći broj ljudi koji je uključen u ovaj proces, to je veća i mogućnost pogrešaka. Međutim, dodatni problem je što zbog ovakvih okolnosti, ionako sporo odobravanje ulaznih računa postaje još sporije.

Što je tvrtka veća, to je veći i broj pogrešaka koje mogu nastati u ovom procesu. Upravo zato, mnoge od njih pronašle su rješenje u automatizaciji odobravanja računa kao odličnom alatu za uštedu vremena i novca. Ovakva rješenja omogućuje beskontaktno, jednostavno i brzo odobravanje ulaznih računa. U svakom trenutku, gdje god se nalazite, bez obzira na veličinu tvrtke ili posao kojim se bavite.

Svi računi i popratna dokumentacija se spremaju u centralnu evidenciju iz koje možete vidjeti tko je i kada odobrio pojedini račun. Jednako tako, možete im pristupiti u svakom trenutku, bez obzira koji uređaj koristite.  Na taj način možete obraditi veći broj računa u kraćem vremenu uz bolju kontrolu plaćanja.

Točnost unesenih računa

“Osim što osiguravaju točnost unesenih podataka, ovakva rješenje omogućavaju vam i detekciju te rješavanje „uskih grla“ i zastoja u procesu odobravanja računa“

Učinkovitije poslovanje

“Kroz jasno definiranu i preglednu hijerarhiju odobravanja, značajno smanjujete i vrijeme koje vaši zaposlenici troše na administrativne poslove te im ostavljate prostora za puno važnije zadatke.“

Dakle, ručni unos i odobravanje računa često dolazi uz pogreške. No, ispravljanje takvih pogrešaka zahtijeva dodatno vrijeme. Jednom kada uočite pogrešku u unesenim brojkama ili kada u gorem slučaju saznate za nju nakon što je račun već plaćen, kreće provjera podataka i traženje mjesta gdje je ona nastala.

Ovakve situacije vam sigurno oduzimaju vrijeme koje bi ste inače utrošili na puno važnije poslove.

Automatsko odobravanje ulaznih računa vam osigurava  da više nikad nećete morati tražiti „krivca“ za ovakve propuste, jer do njih više jednostavno neće dolaziti.

Kroz jasno definiranu i preglednu hijerarhiju odobravanja, značajno smanjujete i vrijeme koje vaši zaposlenici troše na administrativne poslove te im ostavljate prostora za puno važnije zadatke.

Uz to, ovakva rješenja vam omogućuju i jednostavnu integracija sa postojećim računovodstvenim sustavima te brz i jednostavan dohvat e-računa od informacijskih posrednika.

Jasan i pregledan protok novca

“Uz sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa u svakom trenutku znate gdje se nalaze pojedini računi, tko je za njih odgovoran te u kojoj su fazi obrade“

Jasan i pregledan protok novca postaje neizmjerno važan za tvrtku u situacijama poput ove koju je uzrokovala pandemija koronavirusa. Naime, u normalnim tržišnim okolnostima kada tvrtka posluje pozitivno i klijenti plaćaju na vrijeme, na poslovnim računima nalazi se novca i za nekoliko mjeseci poslovanja.

Međutim, kada nastane situacija poput trenutne u kojoj klijenti otkažu nove projekte ili čak možda prestanu plaćati trenutne, plaćanje fiksnih troškova postaje veliki problem.

Upravo je zato iznimno važno u svakom trenutku imati jasan uvid u cash flow tvrtke, kako bi ste na vrijeme mogli analizirati koje rashode možete smanjiti.

Sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa upravo to omogućuje, jer u svakom trenutku znate gdje se nalaze pojedini računi, tko je za njih odgovoran te u kojoj su fazi obrade. Ovakvi podatci pružaju vam jasan uvid u stvarno stanje rashoda tvrtke te pomažu u donošenju ispravnih odluka.

Društveno odgovorno poslovanje

Osim što značajno olakšava poslovanje, sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa pomaže vam da vodite društveno odgovorno poslovanje uz istovremenu brigu za okoliš.

Evo samo jedan primjer koliko se novca troši na klasične „papirnate“ račune.  Kada je prije dvije godine Ministarstvo gospodarstva najavilo novi Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, izračuni su pokazali da će 100-postotno zaprimanje i izdavanje e-računa godišnje donijeti uštede od oko 2,5 milijardi kuna.

Osim društvenih koristi, ovakva rješenja i uklanjanju pogreške iz procesa obrade ulaznih računa. Uz to,  smanjuju i troškove poslovanja te vode do većeg zadovoljstva vaših klijenata i kupaca.

Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.