5 najčešćih pogrešaka kod odobravanja ulaznih računa i kako ih izbjeći

Obrada i odobravanje ulaznih računa važni su poslovni procesi svakog poduzeća. Za uspješno djelovanje bitno je da svi segmenti poduzeća budu optimizirani, no u svakoj se organizaciji ponekad događaju nenamjerne pogreške koje utječu na cjelokupno poslovanje.

Računovođe i menadžeri mnogih manjih i većih organizacija složeni proces odobravanja računa navode kao jedan od najvećih problema u odjelima. Donosimo 5 najčešćih pogrešaka koje su u tom procesu naprave.

Zakašnjelo odobravanje ulaznih računa

Klasično odobravanje računa temelji se na pregledavanju papirologije te zahtjeva puno vremena i izrazitu sposobnost organizacije svih koji se navedenim procesom bave. Većina se poslovnih procesa na današnjem tržištu odvija ubrzano te često u napetim okolnostima, stoga ne čudi da potrebna količina vremena i rizik koju papirologija donosi dovodi do toga da se neki račun zaboravi, zagubi ili ne odobri na vrijeme. Ovakve situacije dovode do kašnjenja u plaćanju, a samim time do negativnog odnosa s klijentima i, dugoročno, loše reputacije na tržištu.

Automatizacija poslovnih procesa smanjuje količinu utrošenog vremena, smanjuje papirologiju i smanjuje sveukupne troškove poslovnih procesa. Osim toga, sustav za upravljanje dokumentima omogućuje da sve svoje podatke imate elektronički pohranjene u bazi, bez straha da će se izgubiti ili ‘nestati’ s uredskog stola. Takvi sustavi omogućuju evidenciju te kompletan i jasan pregled podataka. Na primjer, preko e- odobravanja računa u svakome trenutku vidite tko ga je i kada odobrio. Samim time, povećava se preglednost dokumenata i smanjuje mogućnost kašnjenja.

Izgubljeni ili nepotpuni računi

“Elektronsko odobravanje ulaznih računa vam omogućuje da u svakom trenutku znate gdje se račun nalazi, tko je za njega odgovoran te u kojoj je fazi procesa odobravanja.”

Dupla plaćanja

Dvostruka plaćanja su velik rizik i problem za poslovanje poduzeća, no ipak su vrlo česta kod ručne obrade ulaznih računa. Do ovakvih situacija najčešće dolazi zbog krivog i neučinkovitog unosa podataka, pohranjivanja dokumenata i kontrole odobravanja. Također, spor proces odobravanja nije prednost.

Ponekad poduzeća ulazne račune dobivaju na više izvora (poštom, na e-mail, kroz posebne programe), pa kada u stisci vremena primijete podsjetnik za plaćanje klijenta, plate navedeni iznos bez uvida je li navedeni već prije plaćen. Situacija je mnogo, no sve su gubitak za poslovanje. Upravo zato je bitno je da u svakom trenutku imate uvid u cash flow poduzeća, kao i u bazu svih računa, tj. rashoda za poduzeće.

Sustavi za beskontaktno odobravanje ulaznih računa te programska rješenja poput e-odobravanja omogućuju da račun unesete u sustav bez obzira kojim ga putem zaprimili. Tako su svi podaci na jednome mjestu i u svakome momentu znate je li račun proknjižen i plaćen. Vjerujte, nemoguće ga je platiti dvaput.

Pogrešan unos podataka

Institut za financije i menadžment u svojem je istraživanju došao do zaključka kako su ljudske pogreške stalna prijetnja u ručnim, to jest tradicionalnim poslovnim procesima. Naime, čak oko 3,6% računa uključuju pogreške. Obrada računa može biti zamoran i dugotrajan posao, a ljudi nisu računala te nije čudno da tu i tamo pogriješimo. Nažalost, jedna kriva brojka u iznosu računa može biti velik gubitak za poslovanje, a možda značiti i propast. Digitalni automatizirani programi smanjuju tu mogućnost.

Programska rješenja za elektronsko upravljanje računima omogućuju da se u sustav ubace svi podaci s papirnih računa (iznos, PDV-a, izvor računa i sl.), a ako račun dolazi putem servisa e-računa, sustav ga sam obrađuje i šalje obavijest za svaki novi unos. Jednostavno ga je integrirati i u već postojeće računovodstvene programe poduzeća, stoga služi kao dodatno pojednostavljenje složenog procesa. Ovakva rješenja služe i kao odgovarajuća sigurnost. Bazi podataka se može napraviti backup, a samo ovlaštene osobe mogu unositi izmijene.

Loš menadžment resursa

Pretraga, obrada, pregled i odobravanje ulaznih računa proces je koji zahtjeva puno vremena, novaca i ljudi. Sve su to resursi koji u vrijedni i izrazito bitni za uspješnost organizacije, stoga je njihov menadžment najvažniji za ostvarenje poslovnih ciljeva poduzeća. Ako se resursi sustavno troše na jedan proces, neki drugi pati. Loš menadžment znači preopterećivanje sposobnih i učinkovitih zaposlenika rutinskim, iscrpnim zadacima. Uz programska rješenja to se mijenja i svi navedeni resursi se optimiziraju.

Potrebno je stvoriti dobru i pozitivnu radnu atmosferu u kojoj je jednostavnije obavljati zadatke, bez stresa i uz potrebne resurse za što uspješnije obavljanje posla. Navedena rješenja smanjuju troškove poslovanja, pružaju uvid u stvarne rashode poslovanja, dovode do većeg zadovoljstva djelatnika i klijenata te ne zahtijevaju veliki financijski izdatak za poduzeće.

Zaključak

“Elektronsko odobravanje ulaznih računa pomaže u točnosti unesenih računa, omogućuje učinkovitije poslovanje i daje jasan pregled financija.”

Proces obrade i odobravanja ulaznih računa može biti iscrpljujući zadatak za sve sudionike. Samim time veće su mogućnosti za pogreške koje mogu biti prolazni propusti, no i velike boljke koje dugoročno utječu na uspjeh poslovanja. Nasreću, elektronsko odobravanje ulaznih računa pomaže u točnosti unesenih računa, omogućuje učinkovitije poslovanje i daje jasan pregled financija.

Zaključak je- sve navedene pogreške se mogu izbjeći, pa zašto to onda ne učiniti?

Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.

5 prednosti automatiziranog odobravanja ulaznih računa za vaše poslovanje

Odobravanje i likvidacija ulaznih računa su neizostavan dio poslovanja. Ipak, često dolazi uz neizbježne pogreške te oduzimaju vaše vrijeme. Ručni unos podataka sa računa i izgubljene fakture sigurno su dio i vaše poslovne svakodnevice.

Upravo zato, pravo je vrijeme da počnete razmišljati o beskontaktnoj, automatiziranoj likvidaciji računa kao odličnom alatu za optimizaciju poslovanja. Evo koje vam prednosti ona donosi.

Bolja kontrola plaćanja

“Što je veći broj ljudi koji je uključen u proces plaćanja, to je veća i mogućnost pogrešaka“

Izgubljeni, dupli ili nepotpuni računi su problem s kojim se svakodnevno susreću brojne tvrtke. Do njih najčešće dolaze jer papirnati računi ponekad i danima kolaju između zaposlenika i odjela tvrtke.

Što je veći broj ljudi koji je uključen u ovaj proces, to je veća i mogućnost pogrešaka. Međutim, dodatni problem je što zbog ovakvih okolnosti, ionako sporo odobravanje ulaznih računa postaje još sporije.

Što je tvrtka veća, to je veći i broj pogrešaka koje mogu nastati u ovom procesu. Upravo zato, mnoge od njih pronašle su rješenje u automatizaciji odobravanja računa kao odličnom alatu za uštedu vremena i novca. Ovakva rješenja omogućuje beskontaktno, jednostavno i brzo odobravanje ulaznih računa. U svakom trenutku, gdje god se nalazite, bez obzira na veličinu tvrtke ili posao kojim se bavite.

Svi računi i popratna dokumentacija se spremaju u centralnu evidenciju iz koje možete vidjeti tko je i kada odobrio pojedini račun. Jednako tako, možete im pristupiti u svakom trenutku, bez obzira koji uređaj koristite.  Na taj način možete obraditi veći broj računa u kraćem vremenu uz bolju kontrolu plaćanja.

Točnost unesenih računa

“Osim što osiguravaju točnost unesenih podataka, ovakva rješenje omogućavaju vam i detekciju te rješavanje „uskih grla“ i zastoja u procesu odobravanja računa“

Učinkovitije poslovanje

“Kroz jasno definiranu i preglednu hijerarhiju odobravanja, značajno smanjujete i vrijeme koje vaši zaposlenici troše na administrativne poslove te im ostavljate prostora za puno važnije zadatke.“

Dakle, ručni unos i odobravanje računa često dolazi uz pogreške. No, ispravljanje takvih pogrešaka zahtijeva dodatno vrijeme. Jednom kada uočite pogrešku u unesenim brojkama ili kada u gorem slučaju saznate za nju nakon što je račun već plaćen, kreće provjera podataka i traženje mjesta gdje je ona nastala.

Ovakve situacije vam sigurno oduzimaju vrijeme koje bi ste inače utrošili na puno važnije poslove.

Automatsko odobravanje ulaznih računa vam osigurava  da više nikad nećete morati tražiti „krivca“ za ovakve propuste, jer do njih više jednostavno neće dolaziti.

Kroz jasno definiranu i preglednu hijerarhiju odobravanja, značajno smanjujete i vrijeme koje vaši zaposlenici troše na administrativne poslove te im ostavljate prostora za puno važnije zadatke.

Uz to, ovakva rješenja vam omogućuju i jednostavnu integracija sa postojećim računovodstvenim sustavima te brz i jednostavan dohvat e-računa od informacijskih posrednika.

Jasan i pregledan protok novca

“Uz sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa u svakom trenutku znate gdje se nalaze pojedini računi, tko je za njih odgovoran te u kojoj su fazi obrade“

Jasan i pregledan protok novca postaje neizmjerno važan za tvrtku u situacijama poput ove koju je uzrokovala pandemija koronavirusa. Naime, u normalnim tržišnim okolnostima kada tvrtka posluje pozitivno i klijenti plaćaju na vrijeme, na poslovnim računima nalazi se novca i za nekoliko mjeseci poslovanja.

Međutim, kada nastane situacija poput trenutne u kojoj klijenti otkažu nove projekte ili čak možda prestanu plaćati trenutne, plaćanje fiksnih troškova postaje veliki problem.

Upravo je zato iznimno važno u svakom trenutku imati jasan uvid u cash flow tvrtke, kako bi ste na vrijeme mogli analizirati koje rashode možete smanjiti.

Sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa upravo to omogućuje, jer u svakom trenutku znate gdje se nalaze pojedini računi, tko je za njih odgovoran te u kojoj su fazi obrade. Ovakvi podatci pružaju vam jasan uvid u stvarno stanje rashoda tvrtke te pomažu u donošenju ispravnih odluka.

Društveno odgovorno poslovanje

Osim što značajno olakšava poslovanje, sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa pomaže vam da vodite društveno odgovorno poslovanje uz istovremenu brigu za okoliš.

Evo samo jedan primjer koliko se novca troši na klasične „papirnate“ račune.  Kada je prije dvije godine Ministarstvo gospodarstva najavilo novi Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, izračuni su pokazali da će 100-postotno zaprimanje i izdavanje e-računa godišnje donijeti uštede od oko 2,5 milijardi kuna.

Osim društvenih koristi, ovakva rješenja i uklanjanju pogreške iz procesa obrade ulaznih računa. Uz to,  smanjuju i troškove poslovanja te vode do većeg zadovoljstva vaših klijenata i kupaca.

Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.