Optimalna strategija nabave u 5 koraka

Kaže se kako je dobro planiranje pola posla i brojni primjeri iz poslovnog svijeta mogu to potvrditi. Kao jedna od najvažnijih poslovnih aktivnosti, planiranje uključuje promišljanje unaprijed i postavljanje ciljeva- kamo želimo stići i što želimo postići. Kako bi se svi ti ciljevi ostvarili, potrebna je dobra strategija. U slučaju nabave u poduzeću, zovemo je strategija nabave.

Što označava strategija nabave?

Nabavu možemo definirati kao poslovnu funkciju koja brine o lancu opskrbe, odnosno o opskrbi poduzeća materijalima, uslugama, informacijama i drugim resursima potrebnim za ostvarivanje poslovanja. Strategija nabave je definiran plan kako proces nabave organizirati optimalno, odnosno kako ostvariti postavljene ciljeve poduzeća brzo i uz što manje troškova. S obzirom da utječe na rezultate poduzeća i na konačni uspjeh, stvaranje strategije nabave treba shvatiti ozbiljno i promišljeno.

2) Postavite jasne i mjerljive ciljeve

U definiranju bilo kakve strategije, bitno je znati što su glavni ciljevi. Ciljevi moraju biti jasno postavljeni te obavezno mjerljivi. Ukoliko imate mjerljive ciljeve i vidljive rezultate, moći ćete kontrolirati proces i analizirati njegovu uspješnost.

Redovito praćenje procesa nabave nužno je za ostvarivanje optimalnih rezultata. Ukoliko se u bilo kojem trenutku dogodi situacija u kojoj procijenite kako nema mjesta za napredovanje i poboljšanje procesa, krenite u ponovnu analizu, vraćajući se na sam početak. Strategija nabave bit će uspješna koliko je uspješan proces evaluacije ciljeva i rezultata.

3) Definirajte obrasce komunikacije s dobavljačima

Dobri odnosi s dobavljačima ključni su za proces nabave, kao i za ostvarivanje rezultata. Stvaranje odnosa temeljenog na povjerenju jedan je od glavnih zadataka svih onih uključenih u management nabave. Strategija nabave mora imati definirane obrasce komunikacije s dobavljačima, što znači da unutar poduzeća morate jasno odrediti tko je za njih odgovoran. Odgovorne osobe trebale bi znati što se od njih očekuje i koje ćete taktike koristiti.

Preporuča se redovito održavanje odnosa i komunikacije, precizno izražavanje ciljeva te praćenje i dijeljenje rezultata s dobavljačima. Zajednička analiza može dovesti do novih ideja i još boljih odnosa, usmjerenih na zajedničko zadovoljstvo.

4) Odaberite pravu tehnologiju

Kada je strategija nabave dobro osmišljena i kada je svi zaposlenici u nabavi slijede, cijeli proces nabave trebao bi biti jednostavniji. Međutim, ukoliko nemate pravu tehnologiju, sav trud oko planiranja neće biti dovoljan za odličan rezultat.

Zaposlenici u nabavi moraju imati dobar alat koji će im omogućiti upravljanje cijelim procesom nabave s jednog mjesta, od zahtjeva robom, radovima, uslugama do zahtjeva za kreiranje ugovora. Rješenje za upravljanje nabavom omogućuje da djelatnici naruče potrebne proizvode i usluge, imajući kontrolu nad tim tko što naručuje. Na taj se način olakšava i ubrzava cijeli proces, smanjuje mogućnost pogrešaka i optimizira upravljanje resursima.

5) Usmjerenost na krajnjeg kupca

Kao što smo naveli, proces planiranja nabave i stvaranja strategije temelji se na ostvarivanju ciljeva. Logično, prije nego što usmjerite pozornost na zalihe, lanac opskrbe, međuljudsku komunikaciju i proces nabave, razmislite o svojem krajnjem korisniku proizvoda ili usluga. U konačnici, zadovoljstvo korisnika i customer experience nikada nije bio važniji. Nabava postoji radi ostvarivanja želja i potreba korisnika, stoga je dobro posvetiti vrijeme na analizu ponašanja, demografskih obilježja i kupovnih navika klijenata.

Planovi nisu ništa, planiranje je sve. – Dwight D. Eisenhower

Planiranje je proces, a strategija nabave samo jedan njegov dio. Iako je bitno imati definirane korake i taktike, nipošto se nemojte ograničiti. Fleksibilnost i prilagođavanje novonastalim situacijama jako je bitno za održavanje konkurentnosti na tržištu. Uvijek pratite, uvijek se informirajte i uvijek imajte pouzdane partnere koji vam mogu pomoći ako u poslovnom procesu negdje zapnete. Sretno!