Koja će funkcija u poduzeću biti najvažnija 2022. godine?

Kao jedna od glavnih funkcija mnogih poslovanja, nabava je postala bitan čimbenik uspjeha i ostvarenja ciljeva. Na globalnom tržištu gdje je konkurencija sve veća, gdje kupci propituju svaku cijenu i žele znati kakav je omjer nje i kvalitete, gdje je informacije moguće dobiti u trenutku i gdje se isti proizvod može pronaći na stotine različitih mjesta, nabavu treba pozorno pratiti i planirati svaki korak tog procesa.

Organizacija nabave od A do Ž

Nabava je prvi puta spomenuta u tekstu Charlesa Babbagea 1832. godine u knjizi „O ekonomiji strojeva i proizvodnji“. Već je tada taj računalni pionir, kako ga nazivaju, preporučio da je u poslovanju potreban „čovjek za materijale“ pojedinačno po sektoru ili netko tko će „izabrati, kupovati i dostavljati sve potrebne artikle“.

Nabava se danas shvaća kao poslovna funkcija i posebna djelatnost koja brine o opskrbi materijalima, opreme, uslugama, energijom i informacijama koje su potrebne za normalan rad i realizaciju ciljeva poduzeća. U praksi, djelatnosti nabave obuhvaćaju promatranje i istraživanje tržišta koje uključuje planiranje – što se, u kojoj količini i uz koje troškove treba nabaviti. Nakon toga kreće slanje upita, ocjenjivanje ponuda dobavljača i vođenje pregovora oko cijene. Odnosi s dobavljačima su jako bitni i dugoročno utječu na razvoj, stoga se i jedna i druga strana u praksi uvijek trudi da su oni afirmativni i da ostanu pozitivni.

Nakon pregovora slijedi izbor najbolje ponude, naručivanje te praćenje rokova i koordinacija koja je u praksi najteži dio jer ovisi o brojnim vanjskim faktorima. Usklađivanje se često odvija mailom, porukama i pozivima, pa se mnogi djelatnici u nabavi izgube u brojnim informacijama. Nakon što se postigne dogovor, slijedi prijem pošiljki, kontrola računa i zaliha te eventualne reklamacije. Naravno, o cijelom procesu, zalihama i financijama treba stalno voditi evidencije.

Nemate uključenu nabavu u godišnje ciljeve? Učinite to.

Početkom svake godine, a ponekad i kvartalno, u mnogim se poduzećima rade planovi i zapisuju ciljevi- stanja u koja želimo doći, koja želimo održati ili koja želimo spriječiti. Ciljevi nabave se, ukratko, mogu svesti na opskrbu poduzeća pravim materijalima, u potrebnoj količini, na pravom mjestu u pravo vrijeme, s najpovoljnijeg izvora, uz najmanji rizik i najniži trošak. U današnjem vremenu kada se svi žure s prijevozom i opskrbom, ovo je presudno za funkcioniranje.

Svrha nabave je ostvarenje postavljenih ciljeva. Kako to ostvariti? Najvažniji temelj nabave čini efikasnost, odnosno ekonomičnost i štedljivost. Uspješno upravljanje nabavom znači da poduzeće u svakom trenutku ima optimalno stanje zaliha i sva potrebna sredstva uz što manje ulaganja, odnosno uz što manji trošak.

Hijerarhijski ispod ili iznad drugih?

Kako bi se proces optimizirao, bitno je da se nabava shvati kao važan dio organizacijske strukture poduzeća. Kao hijerarhijski ravnopravna, nabava surađuje s drugim funkcionalnim jedinicama poput proizvodnje, prodaje, s marketingom, s financijama i sl. Djelatnici nabave trebali bi biti kvalificirani i motivirani, poznavati tehnologiju s kojom rade, kao i vlastite interne procese u poduzeću. Također, nabava mora biti integrirana u procese odlučivanja i planove u poduzeću kako bi mogla biti efikasna. Zamislite situaciju u kojoj management poduzeća planira otvaranje nove poslovnice, a nabava ne zna za to do samog kraja? Rezultat bi bio poražavajući.

Instant brzina: od 5 dana do informacije u trenu

Pojavom interneta mnoge su se stvari ubrzale, a tako i nabava. Nekada je nabava trajala minimalno 5 dana, i to zbog putovanja dokumenata između kupca i dobavljača. Danas nema troškova poštarine, putovanje dokumenata preko e-maila je gotovo trenutno i proces je automatiziran. Ipak, čak i tada nastaju greške.

Naime, elektronička nabava ima više stupnjeva. Prvi je traženje i razmjena informacija s dobavljačima. U tim situacijama najbolje prolaze oni koji imaju brze, responzivne internet stranice s jasnim informacijama. Kako je vrijeme novac i ljudima se ne da dugo čekati na odgovore, ponekad je bitan faktor i dobra korisnička podrška. 

Drugi korak je provedba aktivnosti nabave putem e-kataloga, direktnog naručivanja, e-nabava (putem elektroničkog nabavnog mjesta) ili online aukcijom kroz mailove. U tom koraku se čini najviše grešaka. Informacije, proračuni, tablice i planovi se često mijenjaju što ponekad dovodi do većih problema i neplaniranih trošaka, posebice kada je u proces uključeno puno ljudi. Za poduzeća koja imaju razvijen proces nabave, usmeni dogovori ili dogovori preko e-maila nisu dobro rješenje.

Nasreću, postoje sustavi koji pružaju olakšano upravljanje nabavom i koji vam u svakom trenu omogućuju da imate internu kontrolu nad time tko i što kada naručuje. Praćenje statusa odobravanja može smanjiti ljudske greške, a time i krive zalihe uz neplanirane troškove.

Treći stupanj e-nabave čini suradnja jedinica poduzeća radi optimiziranja procesa, smanjenja troškova i uspjeha tvrtke koji je u konačnici, krajnji cilj.

Bolja tržišna i poslovna pozicija

Održavanjem konkurentnosti, povezivanjem poduzeća s vanjskim partnerima, dobrim odabirom kvalitetnih proizvoda te niveliranjem cijena, nabava uvelike utječe na poslovnu poziciju poduzeća na tržištu, na njegovu reputaciju i kompletno brendiranje. To, u konačnici, dovodi do većih prihoda i boljeg uspjeha poduzeća kroz zadovoljstvo krajnjeg korisnika. Upravo je zato bitno da se upravljanje nabavom shvati kao ozbiljan zadatak te da se radi na planiraju, strategijama i politikama nabave u svakome poduzeću.