Upravljanje dokumentima2018-05-03T09:35:29+00:00

Upravljanje dokumentima

 

AUTOMATIZACIJA PROCESA – MICROSOFT SHAREPOINT

Rješenja koja implementiramo temelje se na platformi SharePoint, skupu različitih proizvoda i tehnologija za obavljanje raznovrsnih poslovnih zadataka, a kao takva pruža nebrojene mogućnosti.

SharePoint omogućava:

  • povezivanje i razmjenu ideja među djelatnicima tvrtke
  • organizaciju podataka, osoba i projekata
  • standardizaciju sadržaja na nivou cijele organizacije
  • jednostavno pretraživanje

SharePoint štedi vrijeme potrebno za pronalaženje dokumentacije i u obradu pojedinog dokumenta, te omogućuje zajednički rad na njima, a arhiviranje i kasniji pristup arhiviranim dokumentima  sigurniji su i jednostavniji. Svi se podaci nalaze na jednom centralnom središnjem mjestu te su dostupni svima; naravno, uz mogućnost ograničavanja kome će koji sadržaj biti vidljiv. Pored navedenog, SharePoint je otvoren za nadgradnju kako bi se što bolje prilagodio procesima pojedine organizacije.

Razvili smo sustave za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima prema zahtjevima korisnika, ali smo isto tako razvili i unificirana rješenja koja se mogu implementirati u paketu ili odvojeno.

Upravljanje ugovorima
Odobravanje ulaznih računa
Odobravanje nabave

Upravljanje ugovorima

 

OSIGURAJTE VIDLJIVOST I KONTROLU UGOVORA

Automatizacijom procesa može se otkloniti većina izazova s kojima se danas susreću trgovačka društva, kao što su neodgovarajuća evidencija i arhiviranje ugovora, nedostatak ažurnih informacija te nemogućnost pristupa podatcima.

Upravljanje ugovorima počinje od trenutka kad je ugovor potpisan, a njegova vrijednost i poslovne prednosti mogu se ostvariti samo ako su vidljivi ključnim osobama unutar organizacije te ako se ugovorima upravlja proaktivno.

Rješenje za upravljanje ugovorima omogućuje standardiziranu izradu i pohranu ugovora na središnjem repozitoriju, uz optimalni sustav revizije i odobravanja. Prati životni ciklus ugovora te pravodobno obavještava ključne korisnike o bitnim podatcima.

Osigurava dostupnost svim informacijama prikupljenim tijekom ugovornog procesa te omogućuje povezivanje ugovora i prateće dokumentacije. Pomoću naprednih sustava izvještavanja ključni korisnici imaju potpunu vidljivost i kontrolu nad ugovorima.

Prednosti:

  • Siguran pristup ugovorima putem interneta

  • Unaprjeđenje učinkovitosti i maksimalne iskoristivosti odobrenih ugovora

  • Optimalni sustav revizije i odobravanja ugovora

  • Dostupnost svih informacija, brza pretraga i izvještavanje

  • Automatski sustav obavještavanja

  • Jednostavnija izrada novih ugovora

  • Poboljšanje interne kontrole

  • Smanjenje troška obrade i rizika

Odobravanje ulaznih računa

Odobravanje ulaznih računa

IZBACITE KOLANJE RAČUNA PO PODUZEĆU

Brzi tempo modernog poslovanja zahtjeva i brze reakcije.

Praćenje i odobravanje ulaznih računa isključivo „ručnim putem“ zahtjeva mnogo vremena i usporava cijeli proces poslovanja, a nije ni posve transparentno. Automatizacijom procesa svi sudionici uključeni u proces odobravanja elektronički mogu odobravati račune unosom podataka potrebnih za odobravanje. Na ovaj način računi prolaze kroz proces odobravanja bez kolanja papira od stola do stola.

Rješenje omogućava zaprimanje računa putem nekoliko kanala te obradu putem standardiziranog procesa. Računima se dodjeljuju metapodatci prema unaprijed određenim pravilima, čime se smanjuje mogućnost pogreške.

Arhiviranim računima može se pristupiti u svakom trenutku te se može pratiti svaku razinu u procesu odobravanja. Rješenje ima inteligentni sustav slanja obavijesti i upozorenja o podatcima s računa.

Prednosti:

  • Jasno određeni i automatizirani operativni procesi

  • Uklanjanje kolanja papirnatih računa

  • Povećanje broja obrađenih računa

  • Kontrola ulaznih računa

  • Arhiviranje digitalnih verzija u središnjem repozitoriju

  • Brza pretraga i vidljivost svih statusa računa

  • Smanjenje mogućnosti pogrešaka u obradi

Odobravanje nabave

Odobravanje nabave

 

ZADRŽITE KONTROLU NAD SVOJOM NABAVOM

U nabavi je često veoma bitno nabaviti robu i usluge u pravo vrijeme. Ovisno o veličini kupnje, to može biti dugotrajan put koji uključuje više odobravatelja u cijeloj organizaciji.

Automatizacijom ovog procesa dobiva se bolji uvid u status odobrenja te se nabave mogu pratiti učinkovitije, i u financijskom i u količinskom smislu.

Rješenje za upravljanje nabavom ima jednostavno i pregledno sučelje koje osoblju omogućava naručivanje proizvoda i usluga koje su im potrebne, a poduzeće pritom zadržava kontrolu nad tim tko i što naručuje.

Omogućuje upravljanje cijelim procesom nabave s jednog mjesta, od zahtjeva za robom, radovima ili uslugama do zahtjeva za izradom ugovora, pri čemu se cijeli postupak nastoji učiniti što lakšim, jednostavnijim i bržim.

Prednosti:

  • Olakšano upravljanje i skraćivanje vremena procesa nabave

  • Smanjenje ljudske pogreške pri unosu podataka na najmanju moguću mjeru

  • Učinkovito rješavanje „uskih grla“ koja usporavaju proces nabave

  • Poboljšana točnost i povećana razmjena informacija

  • Optimizacija upravljanja resursima

  • Olakšano praćenje statusa odobravanja