Automatizacija poslovnih procesa

Siguran put do manjih troškova i veće produktivnosti

Zamislite da imate priliku poboljšati učinkovitost i preciznost svih vaših poslovnih procesa u isto vrijeme. Biste li ju iskoristili ili samo čekali da vas u tome pretekne konkurencija? U vrijeme kada globalno tržište postaje sve kompetitivnije, poduzetnici moraju koristiti sve dostupne alate kako bi ostali u tijeku s trendovima i isporučili kvalitetne proizvode u najkraćem mogućem roku.

Upravo zato, automatizacija poslovnih procesa postala je važan dio uspješne poslovne strategije. Ukoliko naučite kako ova rješenja rade, možete ih jednostavnije implementirati u poslovanje i početi koristiti sve njihove prednosti.

Manji postotak ljudske pogreške, uklanjanje „uskih grla“ u proizvodnji te veća produktivnost i profitabilnost samo su neke od njih.

BPA benefits

Što je automatizacija poslovnih procesa?

“Tvrtke imaju različite razloge zbog koji se odlučuju na primjenu ovakvih softverskih rješenja. No, sve koje su to učinile bilježe veću produktivnost i učinkovitost, uspješnije izvršavanje poslova te bolju motiviranost zaposlenika koji su rasterećeni od zamornih ponavljajućih zadataka.

Posluje li vaša tvrtka sa maksimalnom učinkovitošću? Jesu li poslovni procesi pojednostavljeni i potpuno točni? Vjerujete li da zaposlenici maksimalno iskorištavaju svoje radno vrijeme?

Ukoliko ste na ova pitanja odgovorili sa „ne“, tada je automatizacija poslovnih procesa pravo rješenje koje vam treba za uspješnije poslovanje i bolji povrat investicije.

Automatizacija poslovnih procesa je  BPA (eng. business process automation) set alata koji korištenjem tehnologija poput umjetne inteligencije i centraliziranog upravljanja podataka optimizira zadatke koje obavljaju vaši zaposlenici.

Ovisno o vrsti posla, proces koji odlučite poboljšati na ovakav način može drastično unaprijediti čitavo poslovanje. Ovakva rješenja značajno olakšavaju obavljanje jednostavnih, ponavljajućih zadataka.

Neka od njih su unos podataka, prikupljanja informacija o novim zaposlenicima, kupcima, automatskog odgovaranja na e-mailove ili zakazivanja objava na društvenim mrežama. No, njihova primjena je vrlo učinkovita i kod procesa koji mogu postati „usko grlo“ u poslovanju, poput odobravanja narudžbi i autorizacije plaćanja.

Naravno, tvrtke imaju različite razloge zbog koji se odlučuju na primjenu ovakvih softverskih rješenja. No, sve koje su to učinile bilježe veću produktivnost i učinkovitost. Isto tako i uspješnije izvršavanje zadataka te bolju motiviranost zaposlenika koji su rasterećeni od zamornih ponavljajućih zadataka.

Prednosti automatizacije poslovnih procesa

Automatizacija poslovnih procesa ima zaista široku primjenu i to je jedna od njenih najvećih prednosti. Može se koristiti za poboljšanje procesa u bilo kojem odjelu tvrtke, uključujući ljudske resurse, računovodstvo i financije ili marketing.

Ipak, ovakva rješenja posebno su učinkovita u nabavi. Osim što pojednostavljuju poslovne procese, omogućuju i detaljne analitike, centralizirano upravljanje podatcima te općenito bolji management nabave. Evo još nekih njihovih prednosti:

Pregledni poslovni procesi

“Automatizacija poslovnih procesa u potpunosti uklanja mogućnost ljudske pogreške iz čitavog procesa zbog čega više nema izgubljenih narudžbi, nedostatka traženog proizvoda na zalihama, neobračunatih popusta i u konačnici nezadovoljnih klijenata”

Automatizacija poslovnih procesa koje ste do sada obavljali manualno ne samo da može maksimalno ubrzati i pojednostaviti vremenski zahtjevne zadatke, nego vam pomaže da oni postanu još učinkovitiji.

Uzmimo za primjer obradu narudžbi. Samo se prisjetite koliko puta vam se dogodilo da važna narudžba „zapne“ zbog ljudske pogreške, zametnutog e-maila ili krivog unosa podataka. Evidencija narudžbi u Excel tablici može donekle pomoći, ali sigurno neće dovesti do poboljšanja cijelog procesa kroz izvjesno vrijeme.

Automatizacija poslovnih procesa u potpunosti uklanja mogućnost ljudske pogreške iz čitavog procesa zbog čega više nema izgubljenih narudžbi, nedostatka traženog proizvoda na zalihama, neobračunatih popusta i u konačnici nezadovoljnih klijenata.

Real-time upravljanje svim podatcima na jednom mjestu čini komunikaciju i suradnju puno jednostavnijom.

Jasna podjela zadataka i odgovornosti

“Upravo zbog toga što se nadgledaju svi dijelovi poslovanja, puno je jednostavnije uočiti nedostatke i usavršiti pojedine procese pomoću ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI)”

Dakle, automatizacija poslovnih procesa učinkovito uklanja probleme oko kašnjenja proizvodnje, i obrađivanja narudžbi, a samim time povećava i produktivnost čitavog poslovnog tima.

Pomoću benchmarkinga, formaliziranih pravila i automatskih podsjetnika na aktivnosti i zadatke, ovakva softverska rješenja drže sve zaposlenike aktivno uključene u poslovne procese. Uz to, vrlo jasno pokazuju koji zadatak je čija odgovornost te gdje nastaju problemi koji mogu dovesti do smanjenje učinkovitosti.

Upravo zbog toga što se nadgledaju svi dijelovi poslovanja, puno je jednostavnije uočiti nedostatke i usavršiti pojedine procese pomoću ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI).

Real-time podatci i upravljanje dokumentima

Jedna od velikih prednosti automatizacije poslovnih procesa je uvid u real-time podatke nužne za daljnje analize i poboljšanja u poslovanju.

Ovakva rješenja prikupljaju podatke o procesima koji se odvijaju i omogućuju da uočite sve nedostatke prije nego što postanu problemi koji će utjecati na poslovne rezultate.

Potpuna transparentnost podataka omogućuje i točna izvješća i predviđanja te pametniji način planiranja i donošenja odluka.

Bolja komunikacija i suradnja

Automatizacija poslovnih procesa ne samo da uspješno uklanja ljudske pogreške iz poslovanja, nego  poboljšava komunikaciju i suradnju zaposlenika uključenih u poslovne procese.

Svi podatci pohranjeni su na jednom mjestu, što znači da više nema potrebe za dijeljenjem informacija i podataka putem emaila. Zaposlenici im mogu pristupiti u svakom trenutku, bez obzira gdje se nalaze ili koji uređaj koriste.

Ovakvo real-time upravljanje podatcima, uključujući i kreiranje izvještaja te izradu planova i predviđanja, smanjuje nesporazume u komunikaciji  te sprječava kašnjenja.  Na taj način značajno se poboljšava i kvaliteta usluge koju pružate vašim klijentima i kupcima i to bez dodatnog ulaganja.

Automatizacija kao ključ uspjeha

“Automatizacijom jednostavniji zadataka poput unosa podataka ili obrade dokumenata, vaši zaposlenici dobivaju više prostora posvetiti se poslovima od veće vrijednosti”

Digitalna transformacija poslovanja već je u uvelike oblikovala poslovanje. Njen utjecaj će biti još veći u godinama koje dolaze. Pojedina istraživanja su pokazala kako 45 posto zadataka koji se svakodnevno obavljaju u više od 800 različitih profesija mogu postati potpuno automatizirani. To uključuje poslove poput predstavljanja proizvoda, odgovaranja na učestala korisnička pitanja te prodajne transakcije. Na taj način bi više od 60 posto tih profesija moglo uštedjeti i do 30 posto utrošenog radnog vremena.

Automatizacijom jednostavniji zadataka poput unosa podataka ili obrade dokumenata, vaši zaposlenici dobivaju više prostora posvetiti se poslovima od veće vrijednosti.

Rezultat takvog pristupa su produktivniji poslovni tim, manji troškovi poslovanja te veća učinkovitost i točnost u obavljanju svih zadataka.

Automatizacija poslovnih procesa siguran je način da iskoristite maksimum iz svakog poslovnog procesa unutar vaše tvrtke. Omogućite zaposlenicima kvalitetnije uvjete rada i stvorite poslovno okruženje za inovacije i daljnji rast poslovanja.

Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.