Savjeti za poslovni uspjeh
Što je checklist za slobodne dane i kako ga sastaviti?
Bez obzira je li riječ o odlasku na ljetovanje ili skijanje, produženom vikendu ili korištenju „starog“ godišnjeg odmora, dani izvan ureda uvijek su dobra prilika da se opustite i „napunite baterije“. Ipak, za mnoge od nas, izbivanje iz ureda ne može proći bez temeljitih priprema.
Posao se nastavlja bez obzira na to tko je odsutan. Stoga uvijek treba uložiti malo više truda kako bi se projekti i zadatci odvijali bez zastoja onda kada nas nema na radnom mjestu.
Dobri savjeti za poslovni uspjeh pomoći će vam da organizirate svoje vrijeme dok ste na radnom mjestu, ali i izvan njega. Baš zato vam za ovakve situacije treba dobar checklist za slobodne dane.
Takav popis će vam pomoći da se posao odvija bez zastoja čak i kada ste odsutni te vam olakšati povratak na radno mjesto nakon slobodnih dana. Evo kako ga sastaviti.
Priprema i prioritiziranje
“Razmišljajte unaprijed i prvi dan u uredu nakon povratka na posao oslobodite od svih sastanaka“
Otprilike tjedan dana prije vašeg izbivanja s posla napravite popis ključnih stvari koje morate obaviti prije odlaska. Ovo se ne odnosi samo na zadatke koje obavljate samostalno, nego i na projekte na kojima surađujete s drugima. Financijska izvješća ili kvartalna izvješća o poslovanju su samo neki od primjera.
Uz to, napravite dodatni popis projekata koji možda nemaju postavljeni vremenski rok, ali ipak zahtijevaju vašu pažnju. Ovaj drugi popis će vam pomoći da se lakše vratite u rutinu nakon povratka sa slobodnih dana i spriječiti nenamjerne propuste.
Razmišljajte unaprijed i prvi dan u uredu nakon povratka na posao oslobodite od svih sastanaka. Na taj način ostavljate si dovoljno vremena za proći kroz emailove koji su stizali dok vas nije bilo, odgovoriti na one koji su hitni i posložiti prioritete.
Možda vam se to ne čini toliko važno, ali pospremite svoj radni stol prije odlaska na slobodne dane. Bacite sve nepotrebne papire i podsjetnike. Pogled na uredan radni stol prvog dana nakon povratka u ured pomoći će vam da se lakše vratite u svoju uhodanu rutinu.
Ublažite probleme automatizacijom
Iako su vaši radni kolege upoznati s time da ćete biti odsutni određeno vrijeme, vaši klijenti to najčešće ne znaju. Upravo zato, jednostavni savjeti za poslovni uspjeh mogu vas riješiti problema i nesporazuma s klijentima dok vas nema na radnom mjestu.
Sastavite automatski odgovor na email
Potrebno vam je svega nekoliko minuta da sastavite automatski odgovor na email koji obavještava klijente i suradnike da ste odsutni. Na taj način pomažete im da riješe svoje upite, zahtjeve ili eventualne probleme čak i kada im niste na raspolaganju. U takvom automatskom odgovoru trebate navesti do kada ste odsutni, imena i kontakte kolega koji vas mijenjaju te eventualno vaš kontakt broj za isključivo hitne slučajeve.
Ažurirajte glasovnu poštu
Baš kao i sa emailovima, jednostavna poruka na glasovnoj pošti osigurat će da pozivi klijenata budu preusmjereni umjesto zanemareni.
Čak i ako ste postavili automatsko preusmjeravanje poziva na suradnike koji vas mijenjaju, kratka glasovna poruka odličan je način da obavijestite klijente da niste na radnom mjestu, zbog čega i do kada je tako.
Zakažite redovne emailove i poruke
Ako je poslovni tim naviknuo redovno dobivati vaše emailove i podsjetnike oko aktualnih projekata i zadataka, obavezno ih zakažite u svom rasporedu prije nego što odete iz ureda. Pri tome ih svakako podsjetite da ste odsutni kako ne bi očekivali brze odgovore na njihove eventualne upite ili nedoumice oko projekata.
Automatizirajte procese odobravanja
“Automatizacijom ovih procesa kroz specijalizirana softverska rješenja i aplikacije ne samo da štedite svoje vrijeme tijekom slobodnih dana, nego olakšavate posao za čitav tim“
Mnogi savjeti za poslovni uspjeh usmjereni su na način na koji obavljate poslovne zadatke. No, pri tome je jednako važno voditi računa i o programima i aplikacijama koje vam u tome pomažu. Automatizacija poslovnih procesa može vam olakšati i puno složenije poslove dok ste odsutni. Odobravanje ulaznih računa, upravljanje ugovorima ili odobravanje nabave samo su neki od primjera.
Automatizacijom ovih procesa kroz specijalizirana softverska rješenja ne samo da štedite svoje vrijeme tijekom slobodnih dana. Istovremeno olakšavate posao za čitav tim. Osim toga, pomoću ovakvih rješenja uklanjate mogućnost ljudske pogreške iz čitavog procesa.
To znači da vaši slobodni dani ili dani izvan ureda mogu proći bez brige oko izgubljenih narudžbi, krivog unosa podataka ili bilo kojeg drugog problema koji može dovesti do kašnjenja proizvodnje.
Real-time upravljanje svim podatcima na jednom mjestu čini komunikaciju i suradnju puno jednostavnijom što povećava produktivnost čitavog poslovnog tima.
Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.
