Koje su ključne osobine uspješnog project managera?

Bez obzira na to radite li puno radno vrijeme kao voditelj projekata ili se tek usavršavate za napredovanje na bolju poziciju, razumijevanje i razvijanje vještina project managera pomoći će vam da svaki vaš projekt bude uspješan. Iako su svi projekti različiti, svaki uspješan project manager mora posjedovati identičan set vještina. To uključuje razvijene komunikacijske vještine i sposobnost upravljanja projektnim timom.

Na koji način project managment utječe na poslovanje tvrtke?

“Svaki projekt unutar tvrtke zahtijeva jednaku posvećenost, kreativnost i ustrajnost kako bi bio uspješno dovršen. Upravo zato, uspješan project manager mora imati razvijene sposobnosti kritičkog razmišljanja, točnosti, preciznosti i fleksibilnosti. “

Project management čini ključni dio poslovanja na svim razinama tvrtke, od procesa nabave, kreiranja marketinških kampanja do razvijanja internih procesa napredovanja.

Naime, sve poslovne procese je puno jednostavnije optimizirati ako za njih imate plan kojeg se držite čak i kada nastanu problemi.

Bez obzira na veličinu, svaki projekt unutar tvrtke zahtijeva jednaku posvećenost, kreativnost i ustrajnost kako bi bio uspješno dovršen. Upravo zato, uspješan project manager mora imati razvijene sposobnosti kritičkog razmišljanja, točnosti, preciznosti i fleksibilnosti.

Da bi ostvario dobre rezultate, project manager ne mora znati samo kako upravljati projektom nego i timom ljudi koji rade na njemu.

Ključne osobine project managera

Uspješan project manager mora imati vještine potrebne za uspješnu realizaciju projekta te istovremeno svojim ponašanjem i radom inspirirati druge.

Pod njegovim vodstvom te motivirani njegovim primjerom, svi ostali članovi projektnog tima će jednostavnije dovršiti čak i najsloženije zadatke. Uz puno manje truda i uloženog vremena.

Bez obzira na njegovu funkciju ili odjel u kojem radi, svaki voditelj projekta će imati koristi od ovih vještina:

Vješto kritičko razmišljanje

U savršenom svijetu projektni plan se nikada ne bi mijenjao. Cijeli tim bi ga jednostavno pratio do dovršetka projekta, bez pretjeranog truda i nepotrebnih frustracija. Naravno, u stvarnom životu to gotovo nikada ne izgleda tako.

Problemi se mogu pojaviti u svakoj fazi projekta. Zato je važno  učinkovito i objektivno analizirati situaciju i brzo donijeti nepristrano mišljenje.

Uspješan project manager mora imati razvijenu sposobnost kritičkog razmišljanja. Ona mu pomaže da probleme sagleda iz pravog kuta te reagira na njih na temelju logike i dostupnih informacija, umjesto emocija.

Iako ju je ponekad teško naučiti i usavršiti, ova vještina je ključna za uspješno upravljanje projektom.

Kreativno i inspirativno vodstvo

Kritično razmišljanje, s jedne strane, zahtijeva određeni emocionalni odmak od situacije. Međutim, za kreativno i inspirativno vodstvo project manager mora imati i dobro razvijene interpersonalne vještine, empatiju te smisao za humor.

Recimo da ste odlučili sastaviti tim ljudi koji će raditi na određenom projektu. Za to ste izabrali profesionalce iz svoje branše. Međutim, bez obzira na to koliko su iskusni u svom poslu, moguće je da neki od njih nemaju iskustva u zajedničkom radu na projektima.

Kako bi stvorio atmosferu u kojoj će svaki član tima lako ispuniti svoj zadatak, uspješan project manager mora kombinirati formalnu obuku sa individualnim pristupom i otvorenom komunikacijom.

Radno okruženje u kojem se pitanja otvoreno postavljaju pomaže da svaki član tima da svoj maksimum.

Komunikacijske vještine

Što više informacija project manager može podijeliti sa članovima projektnog tima, to bolje. Stoga je za svakog voditelja projekta nužno da koristi što širi set dostupnih komunikacijskih alata.

To uključuje email, društvene mreže, virtualne i stvarne sastanke te sve ostale načine na koje može podijeliti važne informacije.

Smanjenje rizika

“Project manageri moraju biti upoznati i sa ostalim softverskim rješenjima i alatima koji im omogućuju da se projekt odvija uspješno i bez zastoja“

Smanjenjem mogućnosti rizika uspješan project manager osigurava da realizacija projekta ide u korist čitave tvrtke. Jedan od načina na koje to može postići je pomoću automatizacije poslovnih procesa koja uklanja sve nedostatke u poslovnim procesima.

Project manageri moraju biti upoznati i sa ostalim softverskim rješenjima i alatima koji im omogućuju da se projekt odvija uspješno i bez zastoja. Jedan od najboljih primjera je ERP sustav poput Microsoft Dynamics NAV-a koji poslovanje pretvara u jedinstveni poslovno-informacijski sustav.

Microsoft Dynamics NAV je integriran s ostalim Microsoft alatima – Outlook, Office 365, SharePoint, CRM, Power BI,  i sl. To znači da korištenjem ovog sustava na jednom mjestu upravljate svim podatcima u vezi poslovanja. Od procesa proizvodnje, zaliha, skladištenja i isporuke, do komunikacije s klijentima i upravljanja projektom.

Upravljanje kvalitetom

Ukoliko project manager u svakom trenutku zna stvoriti i isporučiti maksimalnu kvalitetu proizvoda i usluge za svaku kunu uloženu kroz projekt, ne samo da radi na korist tvrtke. On istovremeno pomaže i u ostvarenju složenijih poslovnih ciljeva postavljenih od strane odjela financije, nabave te višeg managementa.

Svestrane pregovarače vještine

Uspješan project manager mora znati na koji način komunicirati i pregovarati sa odjelima nabave, financija ili pravnom službom. Na taj način uspješnije  osigurava potrebna sredstva za realizaciju projekta. Međutim vještina pregovaranja ne uključuje samo sposobnost razgovora o ugovorima i troškovima.

Nužna je i snalažljivost u rješavanju međuljudskih odnosa te pristupa ograničenim resursima. Svestrane pregovaračke vještine kod rješavanja ovih pitanja osiguravaju da realizacija projekta teče bez zastoja.

Upravljanje rasporedom i projektnim zadatcima

Kod rada na projektima nije važno samo što se radi, nego i kada je nešto napravljeno. Naime, projekt je uspješan samo ako se istovremeno ispoštuju postavljene norme za kvalitetu te vremenski rokovi.

Različite aplikacije i drugi dostupni alati za kreiranje rasporeda pomoći će u stvaranju kratkoročnog i dugoročnog vremenskog tijeka svake faze projekta te spriječiti probijanje rokova.

Uz uspješno upravljanje vremenom, project manager mora znati i motivirati svakog člana tima da izvršava svoje zadatke uz minimalnu pomoć i nadzor. Korisno je i da članovi tima sami sastave svoju listu zadataka koja će im pomoći da se drže plana.

Uspješni manageri se ne rađaju, nego stvaraju

Uspješno upravljanje projektom zahtijeva puno rada i upornosti. No, kroz razvijanje vlastitih upravljačkih vještina, stalan trening članova projektnog tima, inspirativno vodstvom te korištenje odgovarajućih softverskih rješenja, project management postaje važan dio uspješnog poslovanja svake tvrtke.