5 prednosti automatiziranog odobravanja ulaznih računa za vaše poslovanje
Odobravanje i likvidacija ulaznih računa su neizostavan dio poslovanja. Ipak, često dolazi uz neizbježne pogreške te oduzimaju vaše vrijeme. Ručni unos podataka sa računa i izgubljene fakture sigurno su dio i vaše poslovne svakodnevice.
Upravo zato, pravo je vrijeme da počnete razmišljati o beskontaktnoj, automatiziranoj likvidaciji računa kao odličnom alatu za optimizaciju poslovanja. Evo koje vam prednosti ona donosi.
Bolja kontrola plaćanja
“Što je veći broj ljudi koji je uključen u proces plaćanja, to je veća i mogućnost pogrešaka“
Izgubljeni, dupli ili nepotpuni računi su problem s kojim se svakodnevno susreću brojne tvrtke. Do njih najčešće dolaze jer papirnati računi ponekad i danima kolaju između zaposlenika i odjela tvrtke.
Što je veći broj ljudi koji je uključen u ovaj proces, to je veća i mogućnost pogrešaka. Međutim, dodatni problem je što zbog ovakvih okolnosti, ionako sporo odobravanje ulaznih računa postaje još sporije.
Što je tvrtka veća, to je veći i broj pogrešaka koje mogu nastati u ovom procesu. Upravo zato, mnoge od njih pronašle su rješenje u automatizaciji odobravanja računa kao odličnom alatu za uštedu vremena i novca. Ovakva rješenja omogućuje beskontaktno, jednostavno i brzo odobravanje ulaznih računa. U svakom trenutku, gdje god se nalazite, bez obzira na veličinu tvrtke ili posao kojim se bavite.
Svi računi i popratna dokumentacija se spremaju u centralnu evidenciju iz koje možete vidjeti tko je i kada odobrio pojedini račun. Jednako tako, možete im pristupiti u svakom trenutku, bez obzira koji uređaj koristite. Na taj način možete obraditi veći broj računa u kraćem vremenu uz bolju kontrolu plaćanja.
Točnost unesenih računa
“Osim što osiguravaju točnost unesenih podataka, ovakva rješenje omogućavaju vam i detekciju te rješavanje „uskih grla“ i zastoja u procesu odobravanja računa“
Odobravanje ulaznih računa vrlo često dolazi sa nenamjernim greškama kod unosa podataka. Takvi propusti, ako nisu uočeni na vrijeme, mogu uzrokovati značajne dodatne troškove. Dupli računi su posebna priča i što je tvrtka veća, to veće probleme i troškove uzrokuju. Iako statistički gledano dupli računi čine svega 0.1 posto svih računa, ovaj naizgled bezazlen broj uzrokuje ogromne troškove za velike kompanije s značajnim protokom novca u poslovanju.
Na primjer, istraživanja su pokazala kako je američka nacionalna korporacija putničkih željeznica Amtrak nepotrebno plaćala milijune dolara upravo zbog duplih računa.
Sustavi za beskontaktno odobravanje i likvidaciju računa uspješno uklanjaju mogućnosti takvih nepotrebnih troškova. Osim što osiguravaju točnost unesenih podataka, omogućavaju vam i detekciju te rješavanje „uskih grla“ i zastoja u procesu odobravanja računa.
Pretraga računa postaje jednostavna i brza, a ne može vam se dogoditi ni da zaboravite na plaćanje računa. Naime, sustav automatski šalje obavijesti za svaki novi unos, a svi računi su pregledni na jednom mjestu.
Učinkovitije poslovanje
“Kroz jasno definiranu i preglednu hijerarhiju odobravanja, značajno smanjujete i vrijeme koje vaši zaposlenici troše na administrativne poslove te im ostavljate prostora za puno važnije zadatke.“
Dakle, ručni unos i odobravanje računa često dolazi uz pogreške. No, ispravljanje takvih pogrešaka zahtijeva dodatno vrijeme. Jednom kada uočite pogrešku u unesenim brojkama ili kada u gorem slučaju saznate za nju nakon što je račun već plaćen, kreće provjera podataka i traženje mjesta gdje je ona nastala.
Ovakve situacije vam sigurno oduzimaju vrijeme koje bi ste inače utrošili na puno važnije poslove.
Automatsko odobravanje ulaznih računa vam osigurava da više nikad nećete morati tražiti „krivca“ za ovakve propuste, jer do njih više jednostavno neće dolaziti.
Kroz jasno definiranu i preglednu hijerarhiju odobravanja, značajno smanjujete i vrijeme koje vaši zaposlenici troše na administrativne poslove te im ostavljate prostora za puno važnije zadatke.
Uz to, ovakva rješenja vam omogućuju i jednostavnu integracija sa postojećim računovodstvenim sustavima te brz i jednostavan dohvat e-računa od informacijskih posrednika.
Jasan i pregledan protok novca
“Uz sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa u svakom trenutku znate gdje se nalaze pojedini računi, tko je za njih odgovoran te u kojoj su fazi obrade“
Jasan i pregledan protok novca postaje neizmjerno važan za tvrtku u situacijama poput ove koju je uzrokovala pandemija koronavirusa. Naime, u normalnim tržišnim okolnostima kada tvrtka posluje pozitivno i klijenti plaćaju na vrijeme, na poslovnim računima nalazi se novca i za nekoliko mjeseci poslovanja.
Međutim, kada nastane situacija poput trenutne u kojoj klijenti otkažu nove projekte ili čak možda prestanu plaćati trenutne, plaćanje fiksnih troškova postaje veliki problem.
Upravo je zato iznimno važno u svakom trenutku imati jasan uvid u cash flow tvrtke, kako bi ste na vrijeme mogli analizirati koje rashode možete smanjiti.
Sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa upravo to omogućuje, jer u svakom trenutku znate gdje se nalaze pojedini računi, tko je za njih odgovoran te u kojoj su fazi obrade. Ovakvi podatci pružaju vam jasan uvid u stvarno stanje rashoda tvrtke te pomažu u donošenju ispravnih odluka.
Društveno odgovorno poslovanje
Osim što značajno olakšava poslovanje, sustav za odobravanje i likvidaciju ulaznih računa pomaže vam da vodite društveno odgovorno poslovanje uz istovremenu brigu za okoliš.
Evo samo jedan primjer koliko se novca troši na klasične „papirnate“ račune. Kada je prije dvije godine Ministarstvo gospodarstva najavilo novi Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, izračuni su pokazali da će 100-postotno zaprimanje i izdavanje e-računa godišnje donijeti uštede od oko 2,5 milijardi kuna.
Osim društvenih koristi, ovakva rješenja i uklanjanju pogreške iz procesa obrade ulaznih računa. Uz to, smanjuju i troškove poslovanja te vode do većeg zadovoljstva vaših klijenata i kupaca.
Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.
