Optimalna strategija nabave u 5 koraka
Kaže se kako je dobro planiranje pola posla i brojni primjeri iz poslovnog svijeta mogu to potvrditi. Kao jedna od najvažnijih poslovnih aktivnosti, planiranje uključuje promišljanje unaprijed i postavljanje ciljeva- kamo želimo stići i što želimo postići. Kako bi se svi ti ciljevi ostvarili, potrebna je dobra strategija. U slučaju nabave u poduzeću, zovemo je strategija nabave.
Što označava strategija nabave?
Nabavu možemo definirati kao poslovnu funkciju koja brine o lancu opskrbe, odnosno o opskrbi poduzeća materijalima, uslugama, informacijama i drugim resursima potrebnim za ostvarivanje poslovanja. Strategija nabave je definiran plan kako proces nabave organizirati optimalno, odnosno kako ostvariti postavljene ciljeve poduzeća brzo i uz što manje troškova. S obzirom da utječe na rezultate poduzeća i na konačni uspjeh, stvaranje strategije nabave treba shvatiti ozbiljno i promišljeno.
Strategija nabave u 5 koraka
1) Istraživanje kao prvi korak
Strategija nabave temelji se na podacima, opsežnoj analizi i istraživanju. Ustanovite što točno poduzeće treba za dobru uslugu, koji se proizvodi nabavljaju za koji odjel i za što će biti korišteni, koje su količine potrebne, koji je budžet raspoloživ i koje su najbolje ponude dobavljača. Također, usporedite ovogodišnje rezultate s prošlogodišnjima. Analiza nabave može se podijeliti u 4 osnovna tipa:
- Deskriptivna analiza koja nam govori što se dogodilo
- Dijagnostička analiza koja kaže zašto se nešto dogodilo
- Prediktivna analiza koja kaže što će se dogoditi
- Preskriptivna analiza koja kaže što bismo trebali napraviti
Dobro istraživanje i analiziranje podataka omogućuje postavljanje boljih i ostvarivih ciljeva, kao i upravljanje resursima i vremenom na optimalan način. Precizne podatke o poslovanju možete preuzeti iz raznih softverskih rješenja za poslovnu analizu.
2) Postavite jasne i mjerljive ciljeve
U definiranju bilo kakve strategije, bitno je znati što su glavni ciljevi. Ciljevi moraju biti jasno postavljeni te obavezno mjerljivi. Ukoliko imate mjerljive ciljeve i vidljive rezultate, moći ćete kontrolirati proces i analizirati njegovu uspješnost.
Redovito praćenje procesa nabave nužno je za ostvarivanje optimalnih rezultata. Ukoliko se u bilo kojem trenutku dogodi situacija u kojoj procijenite kako nema mjesta za napredovanje i poboljšanje procesa, krenite u ponovnu analizu, vraćajući se na sam početak. Strategija nabave bit će uspješna koliko je uspješan proces evaluacije ciljeva i rezultata.
3) Definirajte obrasce komunikacije s dobavljačima
Dobri odnosi s dobavljačima ključni su za proces nabave, kao i za ostvarivanje rezultata. Stvaranje odnosa temeljenog na povjerenju jedan je od glavnih zadataka svih onih uključenih u management nabave. Strategija nabave mora imati definirane obrasce komunikacije s dobavljačima, što znači da unutar poduzeća morate jasno odrediti tko je za njih odgovoran. Odgovorne osobe trebale bi znati što se od njih očekuje i koje ćete taktike koristiti.
Preporuča se redovito održavanje odnosa i komunikacije, precizno izražavanje ciljeva te praćenje i dijeljenje rezultata s dobavljačima. Zajednička analiza može dovesti do novih ideja i još boljih odnosa, usmjerenih na zajedničko zadovoljstvo.
4) Odaberite pravu tehnologiju
Kada je strategija nabave dobro osmišljena i kada je svi zaposlenici u nabavi slijede, cijeli proces nabave trebao bi biti jednostavniji. Međutim, ukoliko nemate pravu tehnologiju, sav trud oko planiranja neće biti dovoljan za odličan rezultat.
Zaposlenici u nabavi moraju imati dobar alat koji će im omogućiti upravljanje cijelim procesom nabave s jednog mjesta, od zahtjeva robom, radovima, uslugama do zahtjeva za kreiranje ugovora. Rješenje za upravljanje nabavom omogućuje da djelatnici naruče potrebne proizvode i usluge, imajući kontrolu nad tim tko što naručuje. Na taj se način olakšava i ubrzava cijeli proces, smanjuje mogućnost pogrešaka i optimizira upravljanje resursima.
5) Usmjerenost na krajnjeg kupca
Kao što smo naveli, proces planiranja nabave i stvaranja strategije temelji se na ostvarivanju ciljeva. Logično, prije nego što usmjerite pozornost na zalihe, lanac opskrbe, međuljudsku komunikaciju i proces nabave, razmislite o svojem krajnjem korisniku proizvoda ili usluga. U konačnici, zadovoljstvo korisnika i customer experience nikada nije bio važniji. Nabava postoji radi ostvarivanja želja i potreba korisnika, stoga je dobro posvetiti vrijeme na analizu ponašanja, demografskih obilježja i kupovnih navika klijenata.
Planovi nisu ništa, planiranje je sve. – Dwight D. Eisenhower
Planiranje je proces, a strategija nabave samo jedan njegov dio. Iako je bitno imati definirane korake i taktike, nipošto se nemojte ograničiti. Fleksibilnost i prilagođavanje novonastalim situacijama jako je bitno za održavanje konkurentnosti na tržištu. Uvijek pratite, uvijek se informirajte i uvijek imajte pouzdane partnere koji vam mogu pomoći ako u poslovnom procesu negdje zapnete. Sretno!
