Koja će funkcija u poduzeću biti najvažnija 2022. godine?
Kao jedna od glavnih funkcija mnogih poslovanja, nabava je postala bitan čimbenik uspjeha i ostvarenja ciljeva. Na globalnom tržištu gdje je konkurencija sve veća, gdje kupci propituju svaku cijenu i žele znati kakav je omjer nje i kvalitete, gdje je informacije moguće dobiti u trenutku i gdje se isti proizvod može pronaći na stotine različitih mjesta, nabavu treba pozorno pratiti i planirati svaki korak tog procesa.
Organizacija nabave od A do Ž
Nabava je prvi puta spomenuta u tekstu Charlesa Babbagea 1832. godine u knjizi „O ekonomiji strojeva i proizvodnji“. Već je tada taj računalni pionir, kako ga nazivaju, preporučio da je u poslovanju potreban „čovjek za materijale“ pojedinačno po sektoru ili netko tko će „izabrati, kupovati i dostavljati sve potrebne artikle“.
Nabava se danas shvaća kao poslovna funkcija i posebna djelatnost koja brine o opskrbi materijalima, opreme, uslugama, energijom i informacijama koje su potrebne za normalan rad i realizaciju ciljeva poduzeća. U praksi, djelatnosti nabave obuhvaćaju promatranje i istraživanje tržišta koje uključuje planiranje – što se, u kojoj količini i uz koje troškove treba nabaviti. Nakon toga kreće slanje upita, ocjenjivanje ponuda dobavljača i vođenje pregovora oko cijene. Odnosi s dobavljačima su jako bitni i dugoročno utječu na razvoj, stoga se i jedna i druga strana u praksi uvijek trudi da su oni afirmativni i da ostanu pozitivni.
![ORGANIZACIJA NABAVE](https://www.4app.hr/wp-content/uploads/2022/02/ORGANIZACIJA-NABAVE.png)
Nakon pregovora slijedi izbor najbolje ponude, naručivanje te praćenje rokova i koordinacija koja je u praksi najteži dio jer ovisi o brojnim vanjskim faktorima. Usklađivanje se često odvija mailom, porukama i pozivima, pa se mnogi djelatnici u nabavi izgube u brojnim informacijama. Nakon što se postigne dogovor, slijedi prijem pošiljki, kontrola računa i zaliha te eventualne reklamacije. Naravno, o cijelom procesu, zalihama i financijama treba stalno voditi evidencije.
Nemate uključenu nabavu u godišnje ciljeve? Učinite to.
Početkom svake godine, a ponekad i kvartalno, u mnogim se poduzećima rade planovi i zapisuju ciljevi- stanja u koja želimo doći, koja želimo održati ili koja želimo spriječiti. Ciljevi nabave se, ukratko, mogu svesti na opskrbu poduzeća pravim materijalima, u potrebnoj količini, na pravom mjestu u pravo vrijeme, s najpovoljnijeg izvora, uz najmanji rizik i najniži trošak. U današnjem vremenu kada se svi žure s prijevozom i opskrbom, ovo je presudno za funkcioniranje.
Svrha nabave je ostvarenje postavljenih ciljeva. Kako to ostvariti? Najvažniji temelj nabave čini efikasnost, odnosno ekonomičnost i štedljivost. Uspješno upravljanje nabavom znači da poduzeće u svakom trenutku ima optimalno stanje zaliha i sva potrebna sredstva uz što manje ulaganja, odnosno uz što manji trošak.
![nabava i njena funkcija nabava i njena funkcija](https://www.4app.hr/wp-content/uploads/2022/02/ORGANIZACIJA-NABAVE-2.png)
Hijerarhijski ispod ili iznad drugih?
Kako bi se proces optimizirao, bitno je da se nabava shvati kao važan dio organizacijske strukture poduzeća. Kao hijerarhijski ravnopravna, nabava surađuje s drugim funkcionalnim jedinicama poput proizvodnje, prodaje, s marketingom, s financijama i sl. Djelatnici nabave trebali bi biti kvalificirani i motivirani, poznavati tehnologiju s kojom rade, kao i vlastite interne procese u poduzeću. Također, nabava mora biti integrirana u procese odlučivanja i planove u poduzeću kako bi mogla biti efikasna. Zamislite situaciju u kojoj management poduzeća planira otvaranje nove poslovnice, a nabava ne zna za to do samog kraja? Rezultat bi bio poražavajući.
Instant brzina: od 5 dana do informacije u trenu
Pojavom interneta mnoge su se stvari ubrzale, a tako i nabava. Nekada je nabava trajala minimalno 5 dana, i to zbog putovanja dokumenata između kupca i dobavljača. Danas nema troškova poštarine, putovanje dokumenata preko e-maila je gotovo trenutno i proces je automatiziran. Ipak, čak i tada nastaju greške.
Naime, elektronička nabava ima više stupnjeva. Prvi je traženje i razmjena informacija s dobavljačima. U tim situacijama najbolje prolaze oni koji imaju brze, responzivne internet stranice s jasnim informacijama. Kako je vrijeme novac i ljudima se ne da dugo čekati na odgovore, ponekad je bitan faktor i dobra korisnička podrška.
![ORGANIZACIJA NABAVE (3) ORGANIZACIJA NABAVE](https://www.4app.hr/wp-content/uploads/2022/02/ORGANIZACIJA-NABAVE-3.png)
Drugi korak je provedba aktivnosti nabave putem e-kataloga, direktnog naručivanja, e-nabava (putem elektroničkog nabavnog mjesta) ili online aukcijom kroz mailove. U tom koraku se čini najviše grešaka. Informacije, proračuni, tablice i planovi se često mijenjaju što ponekad dovodi do većih problema i neplaniranih trošaka, posebice kada je u proces uključeno puno ljudi. Za poduzeća koja imaju razvijen proces nabave, usmeni dogovori ili dogovori preko e-maila nisu dobro rješenje.
Nasreću, postoje sustavi koji pružaju olakšano upravljanje nabavom i koji vam u svakom trenu omogućuju da imate internu kontrolu nad time tko i što kada naručuje. Praćenje statusa odobravanja može smanjiti ljudske greške, a time i krive zalihe uz neplanirane troškove.
Treći stupanj e-nabave čini suradnja jedinica poduzeća radi optimiziranja procesa, smanjenja troškova i uspjeha tvrtke koji je u konačnici, krajnji cilj.
Bolja tržišna i poslovna pozicija
Održavanjem konkurentnosti, povezivanjem poduzeća s vanjskim partnerima, dobrim odabirom kvalitetnih proizvoda te niveliranjem cijena, nabava uvelike utječe na poslovnu poziciju poduzeća na tržištu, na njegovu reputaciju i kompletno brendiranje. To, u konačnici, dovodi do većih prihoda i boljeg uspjeha poduzeća kroz zadovoljstvo krajnjeg korisnika. Upravo je zato bitno da se upravljanje nabavom shvati kao ozbiljan zadatak te da se radi na planiraju, strategijama i politikama nabave u svakome poduzeću.