Elektronsko odobravanje računa – kome koristi i kako funkcionira?
Cilj svake tvrtke je pojednostaviti poslovne procese što je više moguće. Time se ostvaruju brojne prednosti poput optimizacije radnog vremena, što znači veći fokus na ostvarenje prihoda i razvoj.
Smanjenjem koraka pojedinih birokratskih procesa, ostvaruju se točniji podaci o poslovanju dostupni u najkraćem mogućem roku te se, izbjegavaju moguće greške.
Sve ovo vrijedi i za obradu računa koja bez digitalizacije iziskuje značajno vrijeme i vodi do mogućih propusta. Neki od njih su dupli unos, kašnjenja u plaćanjima ili pak duplih plaćanja i sl. Kao rješenje na tržištu su se pojavili sustavi za elektronsko odobravanje računa.
No što to zapravo znači u praksi i kako funkcionira? Tko sve uopće može koristiti ovakav sustav ili imati koristi od njega?
Odgovore nam je pružio Jurica Jambrečina koji se bavio upravo razvojem sustava za elektronsko odobravanje računa u tvrtki 4APP. Pojasnio je sve detalje, prednosti i mane te iskustva iz poslovne prakse.
Kako funkcionira elektronsko odobravanje računa?
Što je elektronsko odobravanje računa?
Jurica: Najjednostavnije rečeno, elektronsko odobravanje računa je sustav koji vam pomože da sve ulazne račune pohranite u digitalnom obliku i s njima lakše manipulirate.
To u praksi znači da, kada zaprimite račun bilo kojim putem, jednostavno ga unesete u sustav i dalje ga možete slati na odobrenje, imati sve podatke na jednom mjestu i znati kada je račun proknjižen te da li je plaćen. Tako se izbjegavaju česti propusti duplog plaćanja ili zaboravljanja plaćanja te mogućih duplih unosa istog računa u bazu.
Kako se računi mogu zaprimiti?
Jurica: Računi se mogu zaprimiti na sve načine. Bilo da stižu poštom ili mailom. U sustav se unose podaci poput iznosa računa, PDV-a, izvora računa isl. Ukoliko račun stiže preko e-računa, sustav će ga automatski ubaciti i obraditi.
Tvrtka sama odabire tko će biti zadužen za unos računa, da li je to jedna ili više osoba, nakon čega se račun šalje na odobrenje zaduženim osobama. To opet može biti jedna ili više osoba, sve ovisno o strukturi tvrtke. Sustav sam šalje mail osobama koje trebaju odobriti račun, kako se ne bi dogodilo da ga previde ili zaborave.
Tko može implementirati sustav za elektronsko odobravanje računa?
Kriterij korisnosti – broj računa
Kada govorimo o mogućnosti implementacije sustava za elektronsko odobravanje računa, ne postoje granice tko ga može koristiti. Dakle, mogu ga uvesti svi koji to žele. Ipak, kao smjernica potrebnosti takvog sustava uzima se jedan od sljedećih faktora: broj ulaznih računa i/ili broj osoba u lancu odobravanja računa.
Jurica: Oba kriterija su važna i zapravo bi mogli reći da samo tvrtka koja ima jednu osobu zaduženu za svega nekoliko računa mjesečno koji pristižu, neće osjetiti puno prednosti izuzev vlastite lakše koordinacije. No čak ako imate samo jednu osobu zaduženu za račune, ali taj broj računa mjesečno je takav da stvara mogućnosti greške, npr. više od 20 računa, sustav je svakako koristan.
Također, ako imate manji broj ulaznih računa, ali recimo nekoliko osoba u lancu odobravanja gdje se može dogoditi da netko zaboravi, previdi ili izgubi račun, sustav za elektronsko odobravanje računa bit će i više nego dobrodošao.
Postoji li mogućnost grešaka?
Sustav za elektronsko odobravanje računa razvio se upravo iz potrebe da se u jednoj bazi pohrane podaci, da se izbjegnu mogućnosti duplog unosa ili neplaćanja, kao i da se stane na kraj zagubljenim računima kojima se često zna izgubiti svaki trag dok prelaze od jednog stola do drugog u svrhu odobrenja troška.
Jurica: Važno je spomenuti kako se poduzimaju sve potrebne predradnje kako bi se sustav zaštitio, radi se backup za čuvanje podataka, a sam sustav zaključa se tako da mu može što manje ljudi pristupiti.
Također, samo određene osobe koje se ovlaste mogu unositi izmjene po računima kako ne bi došlo do naknadnog mijenjanja podataka. Sve se radi kako bi podaci bili uvijek točni jer samo tako imate potpunu financijsku sliku tvrtke.
Elektronsko odobravanje računa kao stil rada
Digitalizacija nam je pomogla u toliko puno grana poslovanja da je, nakon unaprjeđenja, teško zamisliti povratak na ‘stari’ način. Tako je i sa sustavnom za elektronsko odobravanje računa.
Jednom kada tvrtka implementira brz i jednostavan način obrade račune, teško je uopće zamisliti povratak na ručnu obradu, unos u Excel i nošenje fizičkih računa sa post-it uputama za odobrenje različitim kolegama.
Velika prednost je što su sustavi poput ovog postali krajnje povoljni i ne predstavljaju veliku investiciju za tvrtku. Sve to ide u korist da se manje bavimo papirologijom, a više fokusiramo na profit, širenje poslovanja i razvoj novih ideja.
