5 najčešćih pogrešaka kod odobravanja ulaznih računa i kako ih izbjeći
Obrada i odobravanje ulaznih računa važni su poslovni procesi svakog poduzeća. Za uspješno djelovanje bitno je da svi segmenti poduzeća budu optimizirani, no u svakoj se organizaciji ponekad događaju nenamjerne pogreške koje utječu na cjelokupno poslovanje.
Računovođe i menadžeri mnogih manjih i većih organizacija složeni proces odobravanja računa navode kao jedan od najvećih problema u odjelima. Donosimo 5 najčešćih pogrešaka koje su u tom procesu naprave.
Zakašnjelo odobravanje ulaznih računa
Klasično odobravanje računa temelji se na pregledavanju papirologije te zahtjeva puno vremena i izrazitu sposobnost organizacije svih koji se navedenim procesom bave. Većina se poslovnih procesa na današnjem tržištu odvija ubrzano te često u napetim okolnostima, stoga ne čudi da potrebna količina vremena i rizik koju papirologija donosi dovodi do toga da se neki račun zaboravi, zagubi ili ne odobri na vrijeme. Ovakve situacije dovode do kašnjenja u plaćanju, a samim time do negativnog odnosa s klijentima i, dugoročno, loše reputacije na tržištu.
Automatizacija poslovnih procesa smanjuje količinu utrošenog vremena, smanjuje papirologiju i smanjuje sveukupne troškove poslovnih procesa. Osim toga, sustav za upravljanje dokumentima omogućuje da sve svoje podatke imate elektronički pohranjene u bazi, bez straha da će se izgubiti ili ‘nestati’ s uredskog stola. Takvi sustavi omogućuju evidenciju te kompletan i jasan pregled podataka. Na primjer, preko e- odobravanja računa u svakome trenutku vidite tko ga je i kada odobrio. Samim time, povećava se preglednost dokumenata i smanjuje mogućnost kašnjenja.
Izgubljeni ili nepotpuni računi
“Elektronsko odobravanje ulaznih računa vam omogućuje da u svakom trenutku znate gdje se račun nalazi, tko je za njega odgovoran te u kojoj je fazi procesa odobravanja.”
Gubitak dokumenata nije novost. Brojni papiri i dokumenti koji kolaju organizacijama, osim što su ekološki upitni, stvaraju i veći rizik od pogreške. U poduzećima se obradom i odobravanjem računa ponekad bavi puno ljudi što dovodi do veće mogućnosti pogreške. Navedeni djelatnici često su nesvjesni sveobuhvatnih procesa u poduzeću, nemaju potpune informacije i ponekad su preplavljeni količinom računa koja pristižu.
Snalaženje u papirnatoj hrpi zahtjeva veliku koncentraciju te odgovornost djelatnika koja može dovesti do prezasićenosti i burn out-a. Zanimljivo je da su upravo ulazni računi dokumenti koji se najčešće izgube u procesu obrade, i to prenošenjem s ruke na ruku. Upravo zato, često niti ne stignu do osobe koja ga treba odobriti. Elektronsko odobravanje ulaznih računa omogućuje vam da u svakom trenutku znate gdje se račun nalazi, tko je za njega odgovoran te u kojoj je fazi procesa odobravanja.
Dupla plaćanja
Dvostruka plaćanja su velik rizik i problem za poslovanje poduzeća, no ipak su vrlo česta kod ručne obrade ulaznih računa. Do ovakvih situacija najčešće dolazi zbog krivog i neučinkovitog unosa podataka, pohranjivanja dokumenata i kontrole odobravanja. Također, spor proces odobravanja nije prednost.
Ponekad poduzeća ulazne račune dobivaju na više izvora (poštom, na e-mail, kroz posebne programe), pa kada u stisci vremena primijete podsjetnik za plaćanje klijenta, plate navedeni iznos bez uvida je li navedeni već prije plaćen. Situacija je mnogo, no sve su gubitak za poslovanje. Upravo zato je bitno je da u svakom trenutku imate uvid u cash flow poduzeća, kao i u bazu svih računa, tj. rashoda za poduzeće.
Sustavi za beskontaktno odobravanje ulaznih računa te programska rješenja poput e-odobravanja omogućuju da račun unesete u sustav bez obzira kojim ga putem zaprimili. Tako su svi podaci na jednome mjestu i u svakome momentu znate je li račun proknjižen i plaćen. Vjerujte, nemoguće ga je platiti dvaput.
Pogrešan unos podataka
Institut za financije i menadžment u svojem je istraživanju došao do zaključka kako su ljudske pogreške stalna prijetnja u ručnim, to jest tradicionalnim poslovnim procesima. Naime, čak oko 3,6% računa uključuju pogreške. Obrada računa može biti zamoran i dugotrajan posao, a ljudi nisu računala te nije čudno da tu i tamo pogriješimo. Nažalost, jedna kriva brojka u iznosu računa može biti velik gubitak za poslovanje, a možda značiti i propast. Digitalni automatizirani programi smanjuju tu mogućnost.
Programska rješenja za elektronsko upravljanje računima omogućuju da se u sustav ubace svi podaci s papirnih računa (iznos, PDV-a, izvor računa i sl.), a ako račun dolazi putem servisa e-računa, sustav ga sam obrađuje i šalje obavijest za svaki novi unos. Jednostavno ga je integrirati i u već postojeće računovodstvene programe poduzeća, stoga služi kao dodatno pojednostavljenje složenog procesa. Ovakva rješenja služe i kao odgovarajuća sigurnost. Bazi podataka se može napraviti backup, a samo ovlaštene osobe mogu unositi izmijene.
Loš menadžment resursa
Pretraga, obrada, pregled i odobravanje ulaznih računa proces je koji zahtjeva puno vremena, novaca i ljudi. Sve su to resursi koji u vrijedni i izrazito bitni za uspješnost organizacije, stoga je njihov menadžment najvažniji za ostvarenje poslovnih ciljeva poduzeća. Ako se resursi sustavno troše na jedan proces, neki drugi pati. Loš menadžment znači preopterećivanje sposobnih i učinkovitih zaposlenika rutinskim, iscrpnim zadacima. Uz programska rješenja to se mijenja i svi navedeni resursi se optimiziraju.
Potrebno je stvoriti dobru i pozitivnu radnu atmosferu u kojoj je jednostavnije obavljati zadatke, bez stresa i uz potrebne resurse za što uspješnije obavljanje posla. Navedena rješenja smanjuju troškove poslovanja, pružaju uvid u stvarne rashode poslovanja, dovode do većeg zadovoljstva djelatnika i klijenata te ne zahtijevaju veliki financijski izdatak za poduzeće.
Zaključak
“Elektronsko odobravanje ulaznih računa pomaže u točnosti unesenih računa, omogućuje učinkovitije poslovanje i daje jasan pregled financija.”
Proces obrade i odobravanja ulaznih računa može biti iscrpljujući zadatak za sve sudionike. Samim time veće su mogućnosti za pogreške koje mogu biti prolazni propusti, no i velike boljke koje dugoročno utječu na uspjeh poslovanja. Nasreću, elektronsko odobravanje ulaznih računa pomaže u točnosti unesenih računa, omogućuje učinkovitije poslovanje i daje jasan pregled financija.
Zaključak je- sve navedene pogreške se mogu izbjeći, pa zašto to onda ne učiniti?
Tražite softversko rješenje koje će vam to omogućiti? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.
