Bezbrižni san prije inventure? Da, uz pametno upravljanje zalihama!
Vrijeme je za inventuru, a vi nemate ni približnu ideju kakvo vam je stanje u skladištu? Već vam je danima muka kada se sjetite svih višaka i manjka od inventura prethodnih godina zbog kojih ste danima usklađivali stvarnu situaciju s poslovnim knjigama. Zašto si ne biste olakšali i kroz cijelu godinu vodili kontinuirano i detaljno upravljanje zalihama?
Upravljanje zalihama je važan aspekt svakog poslovanja koje se bavi prodajom, no gotovo se sve djelatnosti u nekom obliku kad-tad susretnu s tim pojmom. Uz zalihe je neizbježno povezana i funkcija nabave. Od kuda, kako i kada nabaviti zalihe te kako ih pratiti važna su pitanja koja omogućuju da se poslovanje odvija u pozitivnom smjeru. Stoga je razumijevanje i pametno upravljanje zalihama jedan od važnih koraka prema uspjehu svakog poduzeća.
# Što su zalihe?
Jedna od definicija zaliha je: „roba, sirovine, potrošni materijal ili financijska sredstva namijenjeni prodaji na tržištu ili ulaganju u daljnju proizvodnju.“ Možemo ih objasniti i kao vlastiti materijal koji se koristi u poslovanju, odnosno količinu robe koja je potrebna za proces proizvodnje i prodaje u nekom poslovanju.
Zalihe se najčešće dijele prema proizvodnim fazama. Tada su to zalihe sirovina i materijala koja poduzeća, najčešće proizvodna, naručuju i nabavljaju za stvaranje gotovih proizvoda. Druga vrsta su zalihe nedovršene proizvodnje koja uključuju sredstva koja se nalaze u procesu proizvodnje. Posljednje, zalihe gotovog proizvoda. Zalihe gotovog proizvoda su krajnji proizvodi koji su spremni za distribuciju na tržište i prodaju kupcima.
# Je li upravljanje zalihama predviđanje budućnosti?
Upravljanje zalihama je proces planiranja, nabavljanja, skladištenja i upravljanja proizvodima u svrhu kontinuiranog poslovanja i zadovoljstva krajnjih kupaca. Sukladno tome, održavanje ravnoteže i optimalne količine zaliha je veliki izazov.
Manje zaliha smanjuje troškove, no dovode do rizika. Primjerice, u situacijama poput nedavne pandemije, tvrtke koje nisu imale sigurnosne zalihe zatvarale su svoja poslovanja zbog nemogućnosti proizvodnje ili isporuke. Zato je organizacija nabave u poduzeću 2022. godine bila iznimno važna. S druge strane, prevelika količina zaliha povećava troškove, ali zato pruža sigurnost da će potrebe krajnjih korisnika uvijek biti namirene.
Glavni je cilj da zalihe budu što manje, ali i dovoljne za održavanje normalnog poslovanja u svim uvjetima. Što to znači? Potrebno je planirati i razmišljati unaprijed! Ipak, ne radi se o pukom predviđanju budućnosti iz čarobne kugle. Količina zaliha koja je poduzeću potrebna ovisi o stvarnim čimbenicima koje je moguće razmotriti iz poslovne perspektive.
# Kako utvrditi pravu količinu zaliha?
Potrebna količina zaliha na skladištu ovisi o brojnim faktorima, a među istaknutijima su:
- Opseg proizvodnje, odnosno količina dogovorene isporuke kupcima – u planiranju uvijek imajte na umu dogovoreno vrijeme i količine.
- Učestalost nabave – naručuje li se u manjim količinama više puta ili imate par velikih nabava.
- Broj dostupnih skladišta – roba mora stati u skladište kako bi se zaštitila. Istovremeno, nema smisla da imate 10 skladišta ako stoje prazna.
- Uvjeti skladištenja – osim fizičkih uvjeta skladišta poput veličine i stanja skladišta, bitno je na umu imati i ljudski faktor. Skladište je dinamično, uz brojne skladišne procese koji zahtijevaju stalnu koncentraciju, stoga ne treba čuditi što se događaju greške. Jedan od najčešćih problema prilikom skladištenja je netočno evidentiranje zalihe. Nasreću, loša evidencija se može spriječiti uz pomoć kvalitetnog barkod sustava za praćenje robe, no u svijetu i dalje više od 80% skladišta ne koristi nikakvo automatizirano rješenje!
- Troškovi držanja zaliha – kolika je nabavna cijena (i hoće li biti popusta na količinu), koliki su troškovi transporta, koliki su troškovi skladištenja (ima li poduzeće vlastito skladište ili ga unajmljuje)…
- Karakteristike materijala ili sirovine – količina zaliha ovisi o vrsti samog proizvoda ili sirovine. Primjerice, tekstil možete naručiti unaprijed, no kvarljive stvari nema smisla naručivati u količinama koje se ne troše jer izazivaju veliki, nepovratan trošak.
# 4 modela upravljanja zalihama
U logistici se spominju 4 modela upravljanja zalihama koji pomažu u planiranju i kontroli zaliha. To su:
- Tradicionalni model – veličina narudžbe gdje su troškovi u odnosu na količinu narudžbe minimalni,
- Suvremeni model JIT – model baziran na japanskoj „Just In Time“ metodi nabave točno na vrijeme, bez stvaranja zaliha,
- Suvremeni model DRP – planiranje i kontrola zaliha prema tržišnim uvjetima distribucije,
- Suvremeni model MRP – planiranje potreba za materijalom.
Svaki od modela ima svojih prednosti i nedostataka, no u praksi odabir modela najčešće ovisi o samoj djelatnosti poduzeća.
# Veličina nije bitna
Upravljanje zalihama nije važno samo za velika poduzeća. Pametno praćenje zaliha i dobra strategija nabave može pomoći i malim i srednjim poduzećima da maksimiziraju zadovoljstvo korisnika i profit. Nažalost, čak 43% MSP uopće ne prati svoje zalihe, što im zasigurno povećava troškove.
Planirajte unaprijed, osigurajte si dobre alate za jednostavnije upravljanje skladištem ili za efikasnije praćenje i odobravanje nabave kako biste smanjili mogućnost ljudske pogreške i kako biste imali pregledniji uvid u svoje poslovanje. Jedino uz potpuni prikaz stvarnog stanja poslovanja možete rasti i razvijati se u pravom smjeru. Dočekajte sljedeću inventuru s jasnim informacijama o svojim zalihama i bez grča u želucu! Sretno ?
