Što je Electronic Data Interchange (EDI) sustav?

Tijekom posljednja tri desetljeća Electronic Data Exchange ili EDI sustav postao je sinonim za optimizirani lanac nabave. Danas ga kao jedinstveno rješenje koriste mnoge tvrtke iz različitih industrija i tržišta u kojima je postao ključna tehnologija za optimizaciju poslovnih procesa. Neovisno o tome koristi li ga se na razini čitave tvrtke, između različitih tvrtki ili kao rješenje za prekograničnu poslovnu suradnju.

Ubrzavanjem logistike i uklanjanjem ljudske pogreške iz ovog procesa, EDI sustav omogućuje da se u kraćem vremenu obavi puno više posla. Evo koje su još prednosti njegove primjene u poslovanju.

Automatizacija procesa kroz elektroničku razmjenu podataka

“Glavni cilj EDI sustava je kroz integriranu razmjenu podataka omogućiti najvišu moguću razinu automatizacije procesa nabave“

EDI sustav omogućuje elektroničku razmjenu podataka i dokumenata između poslovnih partnera.  Njegov glavni cilj je kroz integriranu razmjenu podataka omogućiti najvišu moguću razinu automatizacije procesa nabave.

To znači da tvrtke više ne moraju koristiti dopise, fax ili e-mailove kako bi primile ili poslale potrebne informacije o narudžbama i fakturama. Osim toga, EDI sustav se koristi i za dostavljanje informacija o proizvodima te obradu zahtjeva za plaćanje.

Primjerice, korištenjem EDI sustava dobavljač može automatski poslati obavijest o isporuci tražene robe te dostaviti fakturu istog trenutka kada roba napusti skladište. Isto tako, onog trenutka kada tvrtka zaprimi novu narudžbu, EDI sustav automatski šalje obavijest skladištu da krene sa pripremom isporuke traženih proizvoda.

Odmah nakon toga i klijent dobiva obavijest da je njegova narudžba u obradi te da je proces isporuke u tijeku. I sve to bez nepotrebne papirologije i gubljenja vremena.

EDI sustav u praksi

“Pomoću EDI sustava nabava postaje automatizirana, precizna i bez grešaka. Onog trenutka kada klijent kreira narudžbu, isporučitelj automatski dobiva obavijest. “

Automatizacija procesa nabave kroz EDI sustav ima brojne prednosti nad konvencionalnim procesima koji, na žalost, još uvijek podrazumijevaju puno papirologije i gubljenja vremena.

Naime, u tvrtkama koje i dalje koriste „papirnate“ narudžbe ili ih eventualno šalju putem e-maila, klijent može sastaviti narudžbu tek nakon provjere stanja zaliha. Nakon ispunjavanja svih potrebnih podataka, ona se šalje dobavljaču putem e-maila ili pošte.

Nakon što zaprimi narudžbu, što nerijetko bude i nekoliko dana kasnije, dobavljač mora ručno unositi ove podatke u sustav prodaje. Nakon obrade narudžbe i isporuke tražene robe, klijentu se dostavlja faktura. Ponovno putem pošte ili e-maila. Nakon što ju zaprimi, klijent ponovno mora ručno unositi podatke s fakture u računovodstveni program te zatražiti autorizaciju plaćanja.

U ovom trenutku cijeli proces nabave se već odužio za minimalno tjedan dana. Pri tome ne treba zaboraviti i na veliku mogućnost ljudske pogreške kod ručnog unosa podataka. To znači da ako je u bilo kojem trenutku nenamjerno unesen netočan podatak u  vezi proizvoda ili cijene, čitav proces traje još dulje.

Pomoću EDI sustava nabava postaje automatizirana, precizna i bez grešaka. Onog trenutka kada klijent kreira narudžbu, isporučitelj automatski dobiva obavijest. Na taj način značajno se smanjuje vrijeme obrade narudžbe te rok isporuke tražene robe.

Isto tako, kupac dobiva obavijest čim je narudžba pripremljena i spremna za isporuku. Nakon toga dobavljačev ERP sustav automatski kreira račun koji dostavlja kupcu. Tako čitav ovaj proces traje svega sat vremena, umjesto tjedan dana ili čak i više.

Prednosti korištenja EDI sustava

“EDI sustav smanjuje i troškove transakcija obzirom da više nema potrebe za plaćanjem troškova papira, printa, kopiranja i slanja potrebne dokumentacije. “

EDI sustav donosi čitav niz prednosti tvrtkama koje ga koriste. Prije svega, omogućuje da se poslovne transakcije obave u nekoliko minuta umjesto nekoliko dana te ubrzava poslovne procese i do 60%. Obzirom da uklanja nepotrebno trošenje vremena na administraciju, zaposlenici dobivaju više prostora za baviti se važnijim zadatcima što povećava produktivnost čitavog poslovnog tima.

Osim toga, automatizirana razmjena podataka u procesu nabave osigurava da su ključne informacije poslane i uočene na vrijeme. Zahvaljujući značajnoj uštedi vremena kod obrade narudžbi, dobavljač više ne mora gomilati zalihe kako bi u svakom trenutku imao tražene proizvode na stanju.  Uz to, uvid u real-time podatke o transakcijama olakšava pravovremeno donošenje potrebnih odluka.

EDI sustav smanjuje i troškove transakcija obzirom da više nema potrebe za plaćanjem troškova papira, printa, kopiranja i slanja potrebne dokumentacije.  Na taj način tvrtke mogu uštedjeti i do 35% samo na troškovima poslovanja. Osim toga, uklanja i mogućnost ljudske pogreške iz procesa narudžbe. Izgubljene, nepotpune i netočne narudžbe stvaraju velike troškove za tvrtke na godišnjoj razini.

Konačno, korištenjem EDI sustava tvrtke imaju priliku i poboljšati odnose sa klijentima. Naime, kraće vrijeme obrade i isporuke narudžbi utječe na stvaranje pozitivnog korisničkog iskustva te dugoročno povećava  povjerenje klijenta.

Zanima vas još prednosti korištenja EDI sustava u poslovanju? Kontaktirajte nas već danas kako bi vam predstavili najbolja rješenja za jednostavnije i brže poslovne procese te uspješnije poslovanje.